ERP für KMU — ein System für alles
✅30 Min unverbindlich · 🎯Unabhängige Beratung · 💰Festpreise · 🇩🇪 100 % aus Bayern
Wann sich ERP für KMU lohnt
Dateninseln überall
Verwaltung frisst Ressourcen
Entscheidungen ohne Grundlage
Aktuelle Kennzahlen? Nur nach tagelanger Auswertung. Wenn Sie die Zahlen haben, sind sie oft schon veraltet. Marktentwicklungen erkennen Sie erst, wenn es zu spät ist.
ERP-Einführung wirkt zu komplex und teuer
Sie wissen, dass Sie ein ERP brauchen, aber die Auswahl überfordert. Vendor-Berater pushen ihre eigenen Produkte, Tagessätze explodieren, Zeitpläne reißen.
Raphael Neuberger
Unabhängiger ERP-Pragmatiker — kein Vendor-Bias, keine Tagessätze, sondern Festpreise und Erfahrung aus eigener ERP-Praxis
Was eine vollintegrierte ERP-Lösung für Sie bedeutet
⚡ Effizienz
- 30–50 % weniger administrative Tätigkeiten — automatisierte Workflows ersetzen Doppelarbeit
- Echtzeitdaten für schnellere Entscheidungen — keine tagelangen Auswertungen mehr
- Neue Mitarbeiter in Stunden produktiv — statt wochenlanger Einarbeitung
💰 Kosteneinsparung
- 25 % weniger Personalaufwand für Verwaltungsaufgaben
- 15–20 % weniger gebundenes Kapital durch optimierte Lagerhaltung
- Reduzierte Fehlerkosten — automatisierte Prozesse machen weniger Fehler als manuelle
📈 Skalierbarkeit
- Mehrere Mandanten und Standorte in einem zentralen System
- Module bei Bedarf zuschalten — Produktion, CRM, Business Intelligence
- Wächst mit — vom Mittelstand bis zum Konzern, ohne Systemwechsel
Der Unterschied mit einem integrierten ERP-System:
Zwei starke ERP-Systeme
Warum VARIO Cloud?
VARIO ist eine modulare ERP-Lösung aus Deutschland, speziell für Handel, E-Commerce und Industrie entwickelt. Als Cloud-Version erhalten Sie maximale Flexibilität ohne eigene Server-Infrastruktur.
- Warenwirtschaft, Lagerverwaltung und Auftragsabwicklung in einem System
- Native Anbindung an Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay und weitere Marktplätze
- Integrierte Buchhaltung und Finanzwesen
- DSGVO-konform, Hosting in deutschen Rechenzentren
- Schnelle Implementierung, faire Preise
Warum Microsoft Dynamics?
Microsoft Dynamics 365 ist eine umfassende ERP- und CRM-Plattform, die sich nahtlos ins Microsoft-Ökosystem integriert — von Outlook über Teams bis Power BI.
Ideal für: komplexere Prozesse, internationale Strukturen, mehrere Mandanten
- Modular aufgebaut: Finance, Supply Chain, Sales, Customer Service und mehr
- Nahtlose Integration mit Microsoft 365, Power BI und Azure
- KI-gestützte Analysen und Prognosen (Copilot)
- Skalierbar vom Mittelstand bis zum Konzern
- Weltweiter Support und riesiges Partner-Ökosystem
Was uns von anderen ERP-Beratern unterscheidet
Herstellerunabhängig und ehrlich
Wir sind an keinen ERP-Hersteller gebunden. VARIO, Dynamics oder eine andere Lösung — wir empfehlen, was zu Ihren Prozessen passt, nicht was uns die höchste Provision bringt.
→ Ehrliche Empfehlung statt Provisions-Push.
Berater UND Umsetzer
Wir konzipieren, konfigurieren und integrieren selbst. Keine 200-seitige PowerPoint, sondern lauffähige Systeme. Wir kennen die Tücken jeder Schnittstelle, weil wir sie selbst gebaut haben.
→ Verantwortung statt Abschieberitis.
Festpreise statt Tagessätze
Klassische ERP-Berater rechnen nach Tagen ab — die Kosten explodieren. Wir arbeiten mit Festpreis-Paketen für Lastenheft, Implementierung und Schulung. Sie wissen vorher, was es kostet.
→ Planbare Kosten statt Stunden-Roulette.
Sechs Disziplinen rund um Ihr ERP
Einzeln buchbar oder als Komplettpaket — immer zum Festpreis.
ERP-Analyse & Beratung
Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse, identifizieren Anforderungen und empfehlen das ERP-System, das wirklich zu Ihnen passt — nicht das teuerste.
Anlass: „Wir wissen, dass wir ein neues ERP brauchen, aber nicht welches.“ Ergebnis: Klare Entscheidungsgrundlage mit Empfehlung, ROI-Schätzung und Risikobewertung.
Lastenheft & Pflichtenheft
Wir dokumentieren Ihre Anforderungen sauber und strukturiert — die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung ohne böse Überraschungen.
Anlass: „Wir wollen ein faires Angebot von mehreren ERP-Anbietern.“ Ergebnis: Lastenheft als belastbares Vergleichsdokument, verhindert Nachforderungen.
Implementierung & Migration
Einrichtung, Konfiguration und Datenmigration aus Ihrem Altsystem. Schrittweise, getestet und ohne Geschäftsunterbrechung.
Anlass: „Wir müssen migrieren, aber das Tagesgeschäft muss weiterlaufen.“ Ergebnis: Sauberer Go-Live ohne Datenverlust, kein Stillstand im Betrieb.
Schnittstellen & Integration
Anbindung an Shop-Systeme, Marktplätze, Buchhaltung, Versanddienstleister und alle weiteren Systeme in Ihrer IT-Landschaft.
Anlass: „Unser ERP redet nicht mit unserem Shop / unserer Buchhaltung.“ Ergebnis: Saubere API-Integration, kein Excel-Übertrag mehr, kein Datenchaos.
Schulung & Onboarding
Wir schulen Ihre Mitarbeiter praxisnah — keine PowerPoint-Marathons, sondern Training am echten System mit echten Daten.
Anlass: „Das System ist da, aber niemand will es nutzen.“ Ergebnis: Mitarbeiter, die das ERP aktiv nutzen, statt es zu umgehen.
Managed ERP & Support
Nach dem Go-Live betreuen wir Ihr ERP-System langfristig: Updates, Optimierung, Support und Weiterentwicklung.
Anlass: „Wir brauchen einen festen Ansprechpartner, kein Hotline-Roulette.“ Ergebnis: SLA mit definierten Reaktionszeiten, direkter Draht zum Berater.
Für wen wir ERP-Systeme implementieren
Geschäftsführer im wachsenden Mittelstand
Sie spüren, dass Ihre aktuellen Systeme an Grenzen stoßen. Sie wollen skalieren, aber die IT bremst. Wir bringen Sie auf ein System, das mit Ihnen wächst.
Handels- und E-Commerce-Unternehmen
Sie verkaufen über mehrere Kanäle — eigenen Shop, Amazon, eBay, stationär. Sie brauchen ein System, das alle Bestände, Aufträge und Buchungen zentral konsolidiert.
Mittelständische Produzenten & Dienstleister
Sie haben komplexe Prozesse über Einkauf, Produktion, Lager und Vertrieb. Sie brauchen volle Transparenz über Kalkulation, Margen und Liefertreue.
In 4 Schritten zum neuen ERP-System
Prozessanalyse
- Abläufe, Systeme & Datenflüsse erfassen
- Engpässe & Medienbrüche aufdecken
- Ehrliche Bestandsaufnahme
Systemauswahl
- VARIO, Dynamics oder anderes System
- Passend zu Ihren Prozessen
- Unabhängig & transparent
Implementierung & Schulung
- Konfigurieren, migrieren, Schnittstellen
- Getestet & abgesichert, kein Big Bang
- Praxisnahe, rollenspezifische Schulung
Betrieb & Weiterentwicklung
- Kontinuierliche Optimierung
- Neue Module & Anforderungen
- Fester Ansprechpartner mit SLAs
Ein einfaches ERP-Setup ist in 3–4 Monaten produktiv, komplexere Projekte in 6–12 Monaten — immer modular, ohne Big-Bang-Risiko.
Drei Einstiegsmodelle — alle mit Festpreis
Erstgespräch
Unverbindlich — für KMU, die wissen wollen, ob/welches ERP passt-
30 Minuten online
-
Wir besprechen Ihre Top-Anforderungen, identifizieren Knackpunkte und geben eine ehrliche Einschätzung
-
Sie bekommen: schriftliche Zusammenfassung mit Empfehlung, ob VARIO, Dynamics oder ein anderes System
ERP-Lastenheft
Analyse & Vergabegrundlage — für KMU vor der Anbieterauswahl-
Detaillierte Prozessanalyse
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Lastenheft-Erstellung & Anbieter-Vergleich
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Empfehlung mit Begründung + ROI-Berechnung
-
3–4 Wochen, inkl. 2 Workshop-Tage
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Sie bekommen: komplettes Lastenheft als Vergabe-Grundlage
ERP-Implementierung
Vollständige Einführung — von Lastenheft bis produktiver Einsatz-
Konfiguration & Datenmigration
-
3 Schnittstellen inklusive
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Schulung + 90 Tage Go-Live-Support
-
3–6 Monate von Lastenheft bis Go-Live
-
Sie bekommen: lauffähiges ERP + Schnittstellen + geschultes Team + Übergabedokumentation
💡 Förderfähig: Viele ERP-Projekte sind über Förderprogramme wie den Digitalbonus Bayern (läuft bis 31.12.2027) bezuschussbar. Wir prüfen kostenlos, ob Sie förderberechtigt sind. Laufende ERP-Lizenzen liegen je nach System meist bei 500–3.000 € pro Monat. Alle Preise netto, zzgl. MwSt.
ERP-Care — drei Betreuungs-Stufen
ERP-Care BASIC
Support & Pflege-
Support-Hotline für Ihr ERP
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Updates & Patch-Einspielung
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Kleinere Anpassungen & Stammdaten-Pflege
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Standard-Support werktags 9–17 Uhr
ERP-Care BUSINESS
Überwachung & SLA-
Alles aus BASIC
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Monitoring von Schnittstellen & Jobs
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Anpassungs-Kontingent/Monat inklusive
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Quartals-Optimierung & KPI-Review
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SLA mit Reaktionszeit 4 Std
ERP-Care PREMIUM
Strategischer Partner-
Alles aus BUSINESS
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Dedizierter Ansprechpartner
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Neue Module & Schnittstellen priorisiert
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Bedarfsprognose- & BI-Pflege
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SLA mit Reaktionszeit 1 Std
ℹ Transparenz: ERP-Lizenzgebühren (VARIO Cloud, Dynamics — meist 50–150 € pro User/Monat) laufen direkt über den Hersteller, nicht in der Care-Pauschale. Care deckt Betrieb, Support und Weiterentwicklung durch Newmountains.IT. Alle Preise netto, zzgl. MwSt.
1,5 Vollzeitstellen gespart — Großhandel konsolidiert 3 Systeme auf ein ERP
Großhandel mit Online-Shop · 35 Mitarbeiter · 20 Mio € Umsatz · Migration von Sage 50, JTL Wawi & Excel auf VARIO Cloud
🚨 Vorher
- Sage 50 für Buchhaltung
- JTL Wawi für Lager
- Separate Excel-Dateien für Außendienst-Vertrieb
- 3 Systeme ohne saubere Schnittstellen
- Tägliche Inventur-Abweichungen
- 2 Vollzeitstellen nur für manuelle Datenpflege
🛠 Unsere Lösung in 3 Wochen
- Migration auf VARIO Cloud Enterprise
- Shopify-Schnittstelle für Echtzeit-Bestände
- DATEV-Export-Schnittstelle für die Steuerkanzlei
- Vario-Dashboard für die Geschäftsführung
- KI-gestützte Bedarfsprognose für den Einkauf
- Schrittweise, modular, ohne Stillstand
✅ Ergebnis nach 6 Monaten
- Einsparung Verwaltung: 1,5 FTE (~75.000 € p.a.)
- Lagerumschlag um 22 % verbessert
- Alle Bestände & Buchungen in einem System
- Geschäftsführung mit Echtzeit-KPIs
- ROI nach 9 Monaten
Lagerumschlag
18.500 € netto · Projektdauer: 4 Monate · Ersparnis: ~75.000 €/Jahr · ROI: 9 Monate · alle Preise netto, zzgl. MwSt.
Anonymisiertes Praxisbeispiel · Zahlen gerundet · individuelle Ergebnisse variieren.
Häufige Fragen zu ERP im Mittelstand
Wie lange dauert eine ERP-Einführung?
Ein einfaches ERP-Setup (Warenwirtschaft + Buchhaltung, 1–2 Schnittstellen) ist in 3–4 Monaten produktiv. Komplexere Projekte (mehrere Standorte, Produktion, internationale Strukturen) brauchen 6–12 Monate. Wir teilen Projekte immer in Module — jeder Schritt liefert messbaren Wert, bevor der nächste startet. Kein Big-Bang-Risiko.
Was kostet ein ERP-System für KMU wirklich?
Realistische Bandbreiten: Cloud-ERP (VARIO Cloud Core, Dynamics Business Central Essentials) ab 50–150 € pro User/Monat. Implementierung als Festpreis ab 14.900 € (Standardumfang) bis 80.000 € (komplexe Migration mit vielen Schnittstellen). Laufende Lizenzen meist 500–3.000 € pro Monat. Im Erstgespräch bekommen Sie eine konkrete Schätzung — nicht später bei Rechnungsstellung.
Welches ERP-System passt zu uns: VARIO oder Dynamics?
VARIO passt, wenn Sie im Handel/E-Commerce sind, primär Warenwirtschaft und Multichannel-Bestandsführung brauchen, deutsche Cloud bevorzugen und ein faires Preismodell wollen. Dynamics passt bei komplexeren Prozessen (Produktion, internationale Strukturen, mehrere Mandanten), wenn Sie bereits im Microsoft-365-Ökosystem sind und KI-Funktionen über Copilot nutzen wollen. Wir empfehlen ehrlich — kein Provisions-Push.
Können wir unser bisheriges System parallel weiter nutzen?
Ja. Wir migrieren modulweise. Sie können z. B. erst die Warenwirtschaft umstellen und die Buchhaltung später folgen lassen. Während der Migration laufen alte und neue Systeme parallel, synchronisiert über Schnittstellen. Das minimiert das Risiko, kostet aber etwas mehr Zeit — wir besprechen Vor- und Nachteile transparent.
Was passiert bei der Datenmigration?
Wir analysieren zuerst die Datenqualität im Altsystem (oft gibt es Karteileichen, Duplikate, inkonsistente Stammdaten). Dann wird gereinigt, validiert und migriert. Test-Migrationen laufen mehrfach vor dem Go-Live. Originaldaten bleiben über die gesamte Projektzeit unangetastet als Backup. Bei Bedarf können wir auch nach Jahren noch auf das Altsystem zurückgreifen.
Wie sicher sind unsere Daten in der Cloud?
VARIO Cloud hostet ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifizierung. Microsoft Dynamics nutzt Azure-Rechenzentren in der EU mit EU-Datenresidenz-Option. Beide DSGVO-konform, Daten verschlüsselt at rest und in transit, tägliche Backups, georedundante Speicherung. In der Praxis ist Cloud-ERP oft sicherer als On-Premise, weil Updates und Patches automatisch eingespielt werden.
Können wir später noch das ERP wechseln?
Ja. Wir achten bei der Implementierung darauf, dass alle Daten in offenen Formaten exportierbar sind, und dokumentieren alle Schnittstellen. Sie behalten Eigentum an Daten und Konfiguration. Sollten Sie irgendwann zu einem anderen System (oder Berater) wechseln wollen, übergeben wir alles geordnet. Kein Vendor-Lock-in.