Zahlen Sie zu viel für Microsoft 365?
Laden Sie die Benutzerliste aus Ihrem Admin Center hoch und tragen Sie ein, was Sie heute zahlen. Der Check findet ungenutzte und doppelt bezahlte Lizenzen und vergleicht Ihren Preis – sofort, direkt im Browser.
Der kostenlose Microsoft 365 Lizenz-Check findet in rund 3 Minuten ungenutzte, doppelt bezahlte und falsch zugewiesene Lizenzen und vergleicht Ihren Preis mit der aktuellen Preisliste. Grundlage ist die Benutzerliste aus dem Microsoft 365 Admin Center. Die Auswertung läuft vollständig in Ihrem Browser, Ihre Datei verlässt Ihren Rechner nicht.
Was Sie aus dem Check mitnehmen
Ihr Einsparpotenzial in Euro
Pro Jahr, getrennt nach „sicher“ und „nach kurzer Prüfung“ – keine Fantasiezahlen.
Jede Lizenz auf dem Prüfstand
Ungenutzt, doppelt, gesperrt, falscher Plan, falsche Laufzeit – mit konkreter Empfehlung.
Bericht & Angebot
Auf Wunsch als PDF – plus ein konkretes Angebot, wenn sich ein Wechsel für Sie lohnt.
Lizenzdaten aus Ihrem Microsoft 365 laden
Laden Sie die Benutzerliste aus dem Microsoft 365 Admin Center – optional zusätzlich die Lizenzübersicht. Wir erkennen daraus automatisch Ihre Lizenzen, ungenutzte Plätze und doppelt bezahlte Funktionen.
So exportieren Sie die Dateien (2 Minuten)
- Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center → Aktive Benutzer und melden Sie sich mit einem Administrator-Konto an (Leserechte genügen, z. B. „Globaler Leser“).
- Benutzerliste: In der Leiste über der Tabelle auf „Benutzer exportieren“ klicken (bei schmalem Fenster unter „…“). Vorher keinen Filter setzen, damit alle Benutzer enthalten sind. Die CSV-Datei landet in Ihrem Download-Ordner.
- Lizenzübersicht (optional): Links Abrechnung → Lizenzen, dann „Exportieren“, falls angeboten. Ohne diese Datei tragen Sie die gekaufte Anzahl im nächsten Schritt einfach selbst ein – die Zahlen stehen auf derselben Seite.
- Datei(en) oben ablegen – fertig. Sie müssen nichts bearbeiten; die Datei darf auch in Excel geöffnet und wieder als CSV gespeichert worden sein.
Was zahlen Sie heute? Beispieldaten
Tragen Sie Ihren aktuellen Nettopreis pro Lizenz ein (steht auf Ihrer Microsoft- oder Händlerrechnung). Preis nicht zur Hand? Feld leer lassen – dann rechnen wir mit dem offiziellen Listenpreis.
| Lizenz | Gekauft | Zugewiesen | Ihr Preis (€ netto) | Laufzeit |
|---|
Unverbindliche Schätzung auf Basis Ihrer Angaben und der aktuellen Microsoft-CSP-Preisliste. Alle Preise netto zzgl. MwSt., Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB.
Sechs Hebel, die fast jeder Tenant hat
Ungenutzte Lizenzen
Gekauft, aber niemandem zugewiesen – ein Klassiker nach Personalwechseln. Kostet jeden Monat voll.
Doppelt bezahlte Funktionen
Exchange, Defender oder Entra ID einzeln gekauft, obwohl sie in Business Premium oder E3/E5 schon enthalten sind.
Gesperrte & inaktive Konten
Ausgeschiedene Mitarbeiter und Funktionspostfächer, die weiter eine volle Lizenz belegen.
Laufzeit & Zahlweise
Monatlich kündbar kostet bei Microsoft rund 20 % mehr als der Jahresvertrag – oft unbemerkt.
Passender Plan
E3 bei 40 Nutzern? Bis 300 Nutzer reicht oft Business Premium – mit mehr Sicherheit und deutlich günstiger.
Ihr Preis im Vergleich
Ihr heutiger Preis gegen die aktuelle Microsoft-CSP-Preisliste – ehrlich, auch wenn Sie schon gut einkaufen.
Häufige Fragen
Werden meine Benutzerdaten hochgeladen?
Nein. Die CSV-Dateien werden ausschließlich in Ihrem Browser ausgewertet. Nur wenn Sie den Bericht anfordern, übertragen wir die Zusammenfassung (Lizenzarten, Mengen, Preise, Einsparung) – keine Namen und keine E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeiter.
Welche Rechte brauche ich für den Export?
Ein Konto mit Leserechten im Microsoft 365 Admin Center genügt, z. B. Globaler Leser, Benutzeradministrator oder Abrechnungsadministrator.
Woher kommen Ihre Preise?
Aus der aktuellen Microsoft-CSP-Preisliste unseres Distributors – dieselben Preise wie in unserem Shop. Für größere Umgebungen holen wir individuelle Sonderkonditionen ein.
Kann ich Lizenzen sofort reduzieren?
Bei monatlich kündbaren Verträgen ja. Jahresverträge lassen sich zum Verlängerungstermin reduzieren – wir planen den Wechsel so, dass keine Doppelkosten entstehen.
Muss ich den Anbieter wechseln?
Nein. Viele Einsparungen (ungenutzte und doppelte Lizenzen) setzen Sie auch beim bisherigen Anbieter um. Wenn ein Wechsel zu uns günstiger ist, übernehmen wir ihn ohne Ausfallzeit.
Die größten Einsparungen stecken selten im Preis, sondern in ungenutzten und doppelten Lizenzen. Die setzen Sie auf Wunsch auch ohne Anbieterwechsel um.
Nach dem Microsoft 365 Lizenz-Check: Ordnung dauerhaft halten
Warum sich Lizenzen immer wieder ansammeln
Ein Microsoft 365 Lizenz-Check ist eine Momentaufnahme. Die meisten Überhänge entstehen nicht durch eine falsche Entscheidung beim Kauf, sondern schleichend im Alltag: Eine Mitarbeiterin wechselt die Abteilung, ein Aushilfsvertrag endet, ein Projektkonto wird nicht mehr gebraucht. Das Benutzerkonto wird gesperrt, die Lizenz bleibt zugewiesen – und wird weiter berechnet. Dazu kommen Zusatzprodukte, die einmal für einen bestimmten Zweck gekauft wurden und später in einem größeren Paket ohnehin enthalten sind. Und wer Verträge über verschiedene Wege abgeschlossen hat – direkt bei Microsoft und zusätzlich über einen Händler –, verliert schnell den Überblick, welche Lizenz auf welcher Rechnung steht.
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Wer diese Punkte nur einmal bereinigt, steht nach einem Jahr oft wieder an derselben Stelle. Sinnvoller ist ein fester Ablauf, der die Lizenzverwaltung an Ihre Personalprozesse koppelt.
Drei Gewohnheiten, die in der Praxis helfen
- Austritte mit Checkliste: Beim Ausscheiden wird nicht nur das Konto gesperrt, sondern auch entschieden, was mit Postfach und Daten passiert. Häufig genügt es, das Postfach in ein freigegebenes Postfach umzuwandeln. Laut Microsoft kann ein freigegebenes Postfach bis zu 50 GB ohne eigene Lizenz speichern – Ausnahmen gelten etwa für Archivierung oder Beweissicherungsverfahren (Details in der Microsoft-Dokumentation zu freigegebenen Postfächern).
- Lizenzen nach Rollen statt nach Personen: Legen Sie fest, welche Rolle welchen Plan braucht – etwa Büro, Produktion, Außendienst und Geschäftsführung. Neue Mitarbeitende bekommen dann den vorgesehenen Plan und nicht das, was gerade noch frei war.
- Fester Termin vor der Verlängerung: Bei Jahresverträgen lässt sich die Anzahl der Lizenzen meist nicht jederzeit reduzieren. Ein Microsoft 365 Lizenz-Check einige Wochen vor der Verlängerung verhindert, dass ungenutzte Plätze ein weiteres Jahr mitlaufen.
Worauf KMU vor dem Aufräumen achten sollten
Nicht jede Lizenz, die auf den ersten Blick überflüssig wirkt, lässt sich sofort entfernen. Manche Konten werden für einen Scanner, eine Anwendung oder eine Weiterleitung genutzt, ohne dass sich jemand direkt anmeldet. Prüfen Sie deshalb vorher, ob ein Gerät oder ein Dienst an dem Konto hängt. Ebenso wichtig: Aufbewahrungspflichten für E-Mails und Dokumente gelten unabhängig davon, ob sich eine Lizenz einsparen lässt. Sichern oder übertragen Sie die Daten ausgeschiedener Mitarbeitender, bevor Sie eine Lizenz entziehen – sonst kann der Zugriff auf Postfach und Dateien verloren gehen.
Zeigt der Microsoft 365 Lizenz-Check größere Abweichungen, lohnt sich ein Blick auf das gesamte Setup: Welche Pläne passen zu Ihren Sicherheitsanforderungen, und wo lassen sich Funktionen bündeln? Dabei unterstützen wir Sie im Rahmen unserer IT-Beratung für KMU – vom Aufräumen des Tenants bis zu einem Lizenzmodell, das mit Ihrem Team mitwächst.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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