Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist eine XRechnung?
Kurz erklärt
XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen, bei dem alle Angaben als strukturierte XML-Daten vorliegen. Er setzt die europäische Norm EN 16931 um und ist vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbreitet.
Die XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen, bei dem alle Rechnungsangaben als strukturierte Daten im Format XML (eine maschinenlesbare Auszeichnungssprache) vorliegen. Bekannt wurde das Format durch Rechnungen an Behörden. Seit der Pflicht zur E-Rechnung spielt es auch zwischen Unternehmen eine Rolle.
Wie funktioniert die XRechnung?
Eine XRechnung ist kein Bild und kein PDF, sondern ein Datensatz. Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersätze und Bankverbindung stehen in festgelegten Feldern. Die Software des Empfängers liest diese Felder aus und kann die Rechnung prüfen und buchen, ohne dass jemand etwas abtippt.
Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Sie beschreibt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält und wie sie heißen. Der deutsche Standard konkretisiert diese Norm für Deutschland und setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen um.
- Herausgeber: Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreibt den Standard im Auftrag des IT-Planungsrats und veröffentlicht neue Versionen.
- Technische Schreibweise: Zulässig sind zwei XML-Varianten, UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Für Sie als Anwender macht das kaum einen Unterschied, Ihre Software muss beide lesen können.
- Darstellung: Damit Menschen die Datei lesen können, braucht es ein Programm oder einen Viewer, der die Daten als übersichtliche Rechnung anzeigt.
Laut Bundesfinanzministerium erfüllt die XRechnung die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung. Eine einfache PDF-Datei tut das nicht.
Rechnungen an Behörden und die Leitweg-ID
Wer an Bundesbehörden, Länder oder Kommunen liefert, kennt das Thema meist schon. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung und nehmen sie über eigene Rechnungseingangsplattformen entgegen.
Damit die Rechnung bei der richtigen Stelle landet, gibt es die Leitweg-ID. Das ist eine eindeutige Adresse des Rechnungsempfängers innerhalb der Verwaltung. Der Auftraggeber teilt sie Ihnen bei der Bestellung mit, und sie gehört in das Feld „Käuferreferenz“ der Rechnung.
Ein Beispiel: Ein Elektrobetrieb wartet die Beleuchtung in einem Bundesamt. Fehlt auf seiner Rechnung die Leitweg-ID, kann die Plattform sie nicht zuordnen, und die Zahlung verzögert sich.
Klären Sie deshalb schon bei der Auftragsannahme, welche Leitweg-ID gilt und über welche Plattform die Rechnung eingereicht wird. Das spart Rückfragen und Nacharbeit.
Unterschied zu ZUGFeRD
Neben diesem Standard ist in Deutschland vor allem ZUGFeRD verbreitet. Beide Formate beruhen auf derselben europäischen Norm, unterscheiden sich aber im Aufbau:
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Ohne Software lesbar | nein, Viewer nötig | ja, als PDF |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber, zunehmend B2B | Geschäftskunden |
Welches Format Sie nutzen, stimmen Sie am besten mit Ihren Kunden ab. Viele Programme können beide erzeugen.
Was bedeutet XRechnung für Ihr Unternehmen?
Seit Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Sie sollten also Dateien im XRechnung-Format öffnen, prüfen und verbuchen können, auch wenn Sie selbst noch keine versenden.
Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln bis Ende 2027, Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Ein Großhändler mit vielen Geschäftskunden profitiert am meisten, wenn die Daten direkt im ERP-System ankommen. Dann lassen sich Eingangsrechnungen automatisch mit Bestellung und Wareneingang abgleichen.
- Prüfen: Kann Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software das Format erzeugen, anzeigen und auf Fehler prüfen?
- Kostenfaktoren: Updates oder Zusatzmodule, Einrichtung, Schulung und die Anpassung von Freigabeabläufen.
- Archivierung: Die XML-Datei ist das Original und muss unverändert aufbewahrt werden, die GoBD gelten entsprechend.
- Stammdaten pflegen: Angaben wie Leitweg-ID oder Bestellnummer gehören fest in den Kundenstamm, damit sie auf jeder Rechnung stehen.
- Typische Fehler: nur den Ausdruck ablegen, die Leitweg-ID vergessen oder Pflichtfelder leer lassen.
Wo Sie bei der Umstellung stehen, zeigt Ihnen unser kostenloser E-Rechnungs-Check. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist eine XRechnung dasselbe wie eine E-Rechnung?
Nicht ganz. E-Rechnung ist der Oberbegriff für Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931. Die XRechnung ist eines dieser Formate, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein weiteres.
Brauche ich eine Leitweg-ID auch für Rechnungen an Firmen?
Nein. Die Leitweg-ID dient der Adressierung innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Bei Geschäftskunden reichen die üblichen Angaben, etwa eine Bestellnummer, sofern der Kunde nichts anderes verlangt.
Wie kann ich eine XRechnung ansehen?
Mit einem Viewer oder einer Buchhaltungssoftware, die die XML-Daten als lesbare Rechnung darstellt. Ein normaler Texteditor zeigt nur den Rohcode, das hilft im Alltag wenig.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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