Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist eine E-Rechnung?
Kurz erklärt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung. Im inländischen B2B-Geschäft wird sie schrittweise Pflicht.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, sodass Software sie ohne Abtippen verarbeiten kann. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland solche Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen folgt schrittweise bis 2028.
Wie funktioniert eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung in diesem Sinn besteht aus Daten, nicht aus einem Bild. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stehen in festen Datenfeldern, meist im Format XML (eine standardisierte Auszeichnungssprache). Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest diese Felder direkt aus.
Ein einfaches PDF-Dokument ist dagegen keine E-Rechnung, weil es kein strukturiertes Format hat. Es zählt als „sonstige Rechnung“ und ist nur noch übergangsweise erlaubt.
Für den Empfänger hat das strukturierte Format klare Vorteile. Die Software kann Pflichtangaben prüfen, Beträge mit der Bestellung abgleichen und die Buchung vorschlagen. Das spart Zeit und senkt das Risiko von Tippfehlern bei der Erfassung.
- XRechnung: reines XML-Format, bekannt aus Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD: PDF mit eingebetteter XML-Datei, für Menschen lesbar und maschinell auswertbar.
- Norm: Zulässig sind Formate, die der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen.
Bei ZUGFeRD erfüllen laut Bundesfinanzministerium nicht alle Profile die Anforderungen. Die sehr einfachen Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.
Pflichten und Übergangsfristen für die E-Rechnung
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. |
| 2025 und 2026 | Rechnungsaussteller dürfen statt einer strukturierten Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen, etwa auf Papier. |
| 2027 | Diese Übergangsregel gilt nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Bestimmte EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 erlaubt. |
| ab 1. Januar 2028 | Die E-Rechnung ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. |
Ausnahmen gibt es unter anderem für Rechnungen an Privatkunden, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer beim Ausstellen. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer solche Rechnungen können.
Schritte zur Umstellung
Die Umstellung gelingt am besten in kleinen Schritten. Beginnen Sie mit dem Empfang, weil er bereits Pflicht ist, und bereiten Sie danach den Versand vor.
- Bestand aufnehmen: Welche Programme erstellen, empfangen und archivieren heute Rechnungen?
- Empfang regeln: ein zentrales Postfach für Eingangsrechnungen festlegen und ein Programm, das XML-Daten lesbar anzeigt.
- Versand vorbereiten: beim Hersteller Ihrer Rechnungssoftware klären, ab wann XRechnung oder ZUGFeRD möglich ist.
- Kunden und Lieferanten informieren: Formate und Empfangsadressen abstimmen.
- Testen: einige echte Rechnungen durchspielen, bevor der Umstieg für alle gilt.
Sprechen Sie Details wie Kleinbetragsrechnungen oder Sonderfälle mit Ihrer Steuerberatung ab.
Was bedeutet die E-Rechnung für Ihr Unternehmen?
Auf der Empfangsseite sollten Sie schon heute E-Rechnungen öffnen, prüfen und verbuchen können. Ein Handwerksbetrieb, der Material bei Großhändlern bestellt, bekommt immer häufiger XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien. Wer sie nur ausdruckt, verschenkt den größten Vorteil.
Ein Onlinehändler, der auch an Geschäftskunden verkauft, sollte zudem früh klären, wie sein Shop solche Rechnungen erzeugt. Oft reicht ein Update oder eine Erweiterung der Shopsoftware.
Denn der eigentliche Nutzen liegt in der Weiterverarbeitung. Eingangsrechnungen lassen sich mit Workflow-Automatisierung auslesen, freigeben und an die Buchhaltung übergeben. Auf der Ausgangsseite muss Ihr ERP-System oder Ihr Rechnungsprogramm die passenden Formate erzeugen können.
- Prüfen: Kann Ihre Software E-Rechnungen erstellen, anzeigen und validieren? Gibt es Updates des Herstellers?
- Kostenfaktoren: Software-Updates oder Zusatzmodule, Einrichtung und Schulung, Anpassung der Freigabeprozesse.
- Archivierung: Mindestens der strukturierte Teil muss unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden, die GoBD gelten entsprechend.
- Typischer Fehler: nur die XML-Datei weiterleiten und das Original löschen oder lediglich den Ausdruck ablegen.
Wo Sie heute stehen, zeigt Ihnen unser kostenloser E-Rechnungs-Check. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Reicht es, eine PDF-Rechnung per E-Mail zu schicken?
Nur noch übergangsweise. Eine PDF-Datei ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Nach Ablauf der Übergangsfristen reicht sie im inländischen B2B-Geschäft nicht mehr aus.
Gilt die Pflicht zur E-Rechnung auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Rechnungen an Verbraucher gilt sie nicht.
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Grundsätzlich genügt ein E-Mail-Postfach, über das die Dateien ankommen. Damit Sie die Daten lesen und verbuchen können, brauchen Sie zusätzlich eine passende Software oder einen Viewer.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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