Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist eine E-Rechnung?
Kurz erklärt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung. Im B2B-Geschäft in Deutschland wird sie schrittweise Pflicht.
Die Fristen im Überblick
| Ab | Pflicht |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. |
Bis zum Ende der Übergangsfristen sind unter bestimmten Voraussetzungen noch Papier- und PDF-Rechnungen erlaubt.
Welche Formate gibt es?
- XRechnung: reines XML-Format, Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD: PDF mit eingebetteter XML-Datei – für Menschen lesbar und maschinell auswertbar.
Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen: ein Postfach oder Programm, das E-Rechnungen öffnen und prüfen kann.
- Ausstellung vorbereiten: Kann Ihre Warenwirtschaft oder Rechnungssoftware XRechnung bzw. ZUGFeRD erzeugen?
- Prozess digitalisieren: Eingangsrechnungen automatisch auslesen, freigeben und an die Buchhaltung übergeben.
- Archivierung: E-Rechnungen im Originalformat revisionssicher aufbewahren (GoBD).
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Reicht es, eine PDF-Rechnung per E-Mail zu schicken?
Nein. Eine PDF-Datei ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine „sonstige Rechnung“, die nur noch übergangsweise zulässig ist.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Rechnungen an Verbraucher gilt sie nicht.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
Aus der Praxis
Passende Lösungen zum Thema E-Rechnung
Leistung
E-Rechnungs-Check
E-Rechnungs-Check kostenlos: Frist 2027 oder 2028, offene Pflichtpunkte bei Empfang, Ausstellung und Archiv – und wie viel Zeit ein digitaler Prozess spart.
Zur Leistung →Im Shop
ERP-Setup
Neu-Aufbau Ihres ERP-/Warenwirtschaftssystems (VARIO/Dynamics/Wunsch) zum Festpreis – Grundinstallation, Module, Schnittstellen, Go-Live. Ab 1.900 € netto. Ohne Datenmigration (dafür ERP-Migration).
1.900,00 € – 9.800,00 €Preisspanne: 1.900,00 € bis 9.800,00 € zzgl. MwSt.
Zum Produkt →Reden wir über Ihre IT.
In 30 Minuten ordnen wir Ihre Situation ein und zeigen, wo Cloud, KI und Automatisierung bei Ihnen wirklich etwas bringen — und wo nicht. Kostenlos, unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.
