Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist eine API?
Kurz erklärt
Eine API (Application Programming Interface) ist eine Programmierschnittstelle, über die Programme automatisch Daten austauschen – zum Beispiel Onlineshop und Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung oder Website und Terminkalender.
Eine API (Application Programming Interface, deutsch Programmierschnittstelle) ist eine fest definierte Tür, über die zwei Programme miteinander sprechen. Über sie tauschen etwa Onlineshop und Warenwirtschaft oder CRM und Buchhaltung automatisch Daten aus. Für Unternehmen ist das die Grundlage, um doppelte Dateneingabe zu vermeiden und Abläufe zu verbinden.
Wie funktioniert eine API?
Man kann sich eine API wie eine Bestellung im Restaurant vorstellen. Programm A gibt eine genau festgelegte Bestellung auf („Gib mir alle neuen Aufträge“ oder „Lege diesen Kunden an“). Programm B liefert die Antwort in einem vereinbarten Format, meist JSON (ein einfaches Textformat für Daten).
Wie die Küche intern arbeitet, muss Programm A nicht wissen. Die Schnittstelle versteckt diese Komplexität und bietet nur klar beschriebene Funktionen an. Viele Anbieter begrenzen außerdem, wie viele Anfragen pro Minute erlaubt sind, damit ihr System stabil bleibt.
- REST-API: die heute verbreitetste Form bei Webdiensten, die Anfragen laufen über das Internet.
- Authentifizierung: Zugriff nur mit Schlüssel oder Zugangstoken, damit nicht jeder Daten abrufen kann.
- Dokumentation: beschreibt, welche Daten lesbar und welche änderbar sind.
Ein bekanntes Beispiel ist Microsoft Graph. Über diese eine REST-API erreichen Programme E-Mails, Kalender, Dateien und Benutzer in Microsoft 365.
Unterschied zwischen Abfrage und Webhook
| Merkmal | Abfrage (Polling) | Webhook |
|---|---|---|
| Prinzip | „Gibt es etwas Neues?“ – regelmäßiges Nachfragen | „Es gibt etwas Neues!“ – sofortige Benachrichtigung |
| Geschwindigkeit | abhängig vom Abfrageintervall | nahezu in Echtzeit |
| Beispiel | stündlicher Abgleich der Lagerbestände | neue Bestellung löst sofort den Versand aus |
In der Praxis werden beide Wege oft kombiniert. Ein Webhook meldet das Ereignis, danach holt eine Abfrage die vollständigen Daten.
Beispiele aus dem KMU-Alltag
- Das Shopsystem übergibt neue Bestellungen an die Warenwirtschaft.
- Das CRM legt Rechnungen direkt in der Buchhaltung an.
- Ein Terminbuchungstool trägt Termine in den Outlook-Kalender ein.
- Eine Workflow-Automatisierung verbindet mehrere Programme über ihre Schnittstellen.
Viele Programme bringen dafür fertige Anbindungen mit, sogenannte Konnektoren oder Plugins. Sie nutzen im Hintergrund dieselbe Schnittstelle, ersparen Ihnen aber die Programmierung. Erst wenn keine fertige Lösung passt, lohnt sich eine eigene Verbindung.
Sicherheit von Schnittstellen
Jede offene Schnittstelle ist auch ein möglicher Zugang für Angreifer. Deshalb sollte sie nur verschlüsselt über HTTPS erreichbar sein und jeden Zugriff prüfen.
- Jede Anwendung erhält einen eigenen Zugangsschlüssel statt eines gemeinsamen Generalschlüssels.
- Schlüssel bekommen nur die Rechte, die für die Aufgabe nötig sind, etwa nur Lesen.
- Nicht mehr benötigte Schlüssel werden sofort gesperrt, etwa wenn ein Dienstleister wechselt.
- Zugriffe werden protokolliert, damit ungewöhnliche Abrufe auffallen.
Was bedeutet eine API für Ihr Unternehmen?
Eine gute API spart jeden Tag Arbeit. Daten werden einmal erfasst und fließen dann automatisch weiter, ohne Abtippen und ohne Übertragungsfehler. Außerdem ist sie die Grundlage für Automatisierung und KI-Anwendungen, etwa einen KI-Agenten, der Aufträge im System anlegt.
Deshalb gehört die Frage nach Schnittstellen in jede Softwareauswahl. Ein Programm ohne offene Schnittstelle bleibt eine Insel, und ein späterer Wechsel wird teuer.
- Prüfen: Gibt es eine öffentlich dokumentierte API? Welche Daten sind lesbar und schreibbar?
- Kostenfaktoren: Manche Anbieter berechnen die Nutzung der Schnittstelle extra oder begrenzen die Zahl der Anfragen.
- Typischer Fehler: Schlüssel im Klartext in E-Mails verschicken oder nie erneuern.
Ein Beispiel: Ein Onlinehändler pflegt Artikel und Bestände in der Warenwirtschaft. Über die Schnittstelle erscheinen Preisänderungen automatisch im Shop, und verkaufte Ware wird sofort abgebucht. Ohne diese Verbindung müsste jemand beide Systeme täglich von Hand abgleichen.
Wie wir Programme über Schnittstellen verbinden, beschreiben wir auf unserer Seite zu Schnittstellen für KMU.
Häufige Fragen zur API
Was, wenn eine Software keine API hat?
Dann bleiben Datei-Exporte, E-Mail-Import oder im Notfall die automatisierte Bedienung der Oberfläche. Diese Wege sind fehleranfälliger, deshalb ist eine fehlende API ein wichtiges Kriterium bei der Softwareauswahl.
Was ist eine REST-API?
REST ist ein verbreiteter Bauplan für Schnittstellen im Web. Programme rufen dabei Adressen im Internet auf und erhalten die Daten meist im JSON-Format zurück.
Brauche ich Programmierer, um eine API zu nutzen?
Nicht immer. Viele Programme bieten fertige Anbindungen, und Automatisierungswerkzeuge nutzen Schnittstellen über visuelle Bausteine. Für individuelle Verbindungen ist Entwicklungs-Know-how aber hilfreich.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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