Was ist Business Intelligence?

Business Intelligence (kurz BI) umfasst Verfahren und Werkzeuge, mit denen ein Unternehmen seine vorhandenen Daten sammelt, auswertet und verständlich darstellt. Statt Zahlen aus Warenwirtschaft, Onlineshop und Buchhaltung mühsam in Excel zusammenzutragen, zeigt ein Dashboard die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick. Ziel ist es, Entscheidungen auf Fakten zu stützen statt auf Bauchgefühl.

Wie funktioniert Business Intelligence?

Die Daten eines Unternehmens liegen meist verteilt: Umsätze im ERP-System, Kundenkontakte im CRM, Kosten in der Buchhaltung und Besucherzahlen im Webanalyse-Tool. Business Intelligence führt diese Quellen zusammen und bereitet sie für Auswertungen auf. Der Ablauf folgt meist denselben Schritten:

1. Datenquellen anbinden: über Schnittstellen (API), Datenbankzugriffe oder Datei-Exporte.
2. Daten aufbereiten: Im sogenannten ETL-Prozess werden Daten extrahiert, vereinheitlicht und geladen, etwa gleiche Kundennummern oder Datumsformate.
3. Daten speichern: Größere Umgebungen nutzen ein Data Warehouse, eine eigene Datenbank nur für Auswertungen.
4. Analysieren: Kennzahlen berechnen, Zeiträume vergleichen, Ursachen suchen.
5. Darstellen und teilen: Berichte und Dashboards, die sich automatisch aktualisieren und im Team geteilt werden.

Business Intelligence blickt dabei nicht nur zurück. Aus vergangenen Daten lassen sich auch Trends und Prognosen ableiten, etwa der erwartete Bedarf an bestimmten Artikeln vor der Saison.

Viele Werkzeuge erlauben inzwischen Fragen in normaler Sprache, etwa „Welche Produkte hatten im letzten Quartal die meisten Retouren?“. Dabei hilft KI, die Frage in eine passende Auswertung zu übersetzen.

Beispiele und Werkzeuge

Wie BI im Alltag aussieht, hängt von der Branche ab:

Branche	Typische Auswertung
Onlinehändler	Umsatz je Kanal, Retourenquote, Lagerreichweite
Handwerksbetrieb	Deckungsbeitrag je Auftrag, Auslastung der Monteure
Kanzlei oder Agentur	Abrechenbare Stunden je Mandat, offene Posten
Großhandel	Umsatz je Kunde und Vertreter, Entwicklung der Margen

Bekannte Werkzeuge sind Microsoft Power BI, Tableau und Qlik, dazu Open-Source-Lösungen wie Metabase. Power BI besteht laut Microsoft aus einer Desktop-Anwendung zum Erstellen von Berichten, einem Cloud-Dienst zum Teilen und mobilen Apps. Es kann sich mit mehr als 100 Datenquellen verbinden, von Excel-Dateien bis zu Datenbanken und Cloud-Diensten.

Viele ERP- und Shopsysteme bringen außerdem eigene Auswertungen mit. Für einen ersten Überblick reichen diese oft aus. Erst wenn Daten aus mehreren Quellen zusammenkommen sollen, lohnt sich ein eigenes Werkzeug für Business Intelligence.

Wie wertvoll das ist, zeigt ein einfaches Beispiel: Ein Onlinehändler sieht im Shop steigende Umsätze, in der Buchhaltung aber sinkende Gewinne. Erst die Verknüpfung beider Quellen zeigt, dass ein bestimmter Marktplatz hohe Gebühren und viele Retouren verursacht. Ohne Business Intelligence wäre das kaum aufgefallen.

Was bedeutet Business Intelligence für Ihr Unternehmen?

Der größte Nutzen von Business Intelligence liegt in Tempo und Verlässlichkeit. Statt am Monatsende Zahlen zusammenzusuchen, sehen Sie tagesaktuell, wo Sie stehen. Probleme wie sinkende Margen oder steigende Retouren fallen früher auf.

Voraussetzung ist eine saubere Datenbasis. Sind Kunden doppelt angelegt oder Artikel uneinheitlich gepflegt, zeigt auch das schönste Dashboard falsche Zahlen. Die Kosten setzen sich aus Lizenzen, dem Aufbau des Datenmodells und der laufenden Pflege zusammen.

Diese Fragen sollten Sie vorab klären:

• Welche Entscheidungen sollen die Zahlen unterstützen? Daraus ergeben sich die wichtigsten KPIs.
• Welche Quellen gibt es? Und lassen sie sich technisch anbinden, etwa die Buchhaltung über eine DATEV-Schnittstelle?
• Wer darf was sehen? Gehälter oder personenbezogene Kundendaten brauchen klare Berechtigungen.
• Wer ist verantwortlich? Ohne feste Zuständigkeit veralten Berichte schnell.

Typische Fehler sind zu viele Kennzahlen auf einmal, ungeprüfte Daten und Berichte, die niemand liest. Starten Sie lieber mit einem Dashboard für eine konkrete Frage und bauen Sie es schrittweise aus. Wie sich Auswertungen mit Ihrer Warenwirtschaft verbinden lassen, zeigt unsere Leistung ERP für KMU.

Häufige Fragen zu Business Intelligence

Was ist der Unterschied zwischen Business Intelligence und Controlling?

Controlling ist eine betriebswirtschaftliche Aufgabe: planen, steuern, kontrollieren. BI liefert dafür die technische Grundlage, also aufbereitete Daten und Auswertungen.

Reicht für den Anfang nicht Excel?

Für einzelne Auswertungen oft ja. Sobald mehrere Quellen regelmäßig zusammengeführt werden oder mehrere Personen dieselben Zahlen brauchen, stößt Excel an Grenzen bei Aktualität und Fehleranfälligkeit.

Brauche ich ein eigenes Data Warehouse?

Nicht unbedingt. Kleine Unternehmen kommen oft mit direkten Anbindungen der Quellsysteme aus, ein Data Warehouse lohnt sich eher bei vielen Quellen und großen Datenmengen.