Was ist eine DATEV-Schnittstelle?

DATEV-Schnittstelle nennt man jede technische Verbindung, über die Buchungsdaten, Belege oder Stammdaten aus Ihrer Software an die DATEV-Programme Ihres Steuerberaters übergeben werden. Quelle kann eine Warenwirtschaft, ein Onlineshop, ein Kassensystem oder eine Rechnungssoftware sein. Statt Belege abzutippen oder Ordner in die Kanzlei zu tragen, fließen die Daten strukturiert und nachvollziehbar.

Wie funktioniert eine DATEV-Schnittstelle?

DATEV ist ein Softwarehaus, dessen Programme viele Steuerkanzleien für Buchhaltung und Lohnabrechnung einsetzen. Damit andere Programme Daten dorthin liefern können, veröffentlicht DATEV technische Beschreibungen im DATEV Developer Portal. Laut DATEV ist der Zugang dazu kostenfrei und ohne Anmeldung möglich.

Grundsätzlich gibt es zwei Wege:

• Datei-Export im DATEV-Format: Ihre Software erzeugt eine strukturierte Textdatei, etwa einen Buchungsstapel mit allen Buchungen eines Monats. Die Kanzlei importiert diese Datei in ihr DATEV-Programm.
• Online-Schnittstellen: Die DATEV-Datenservices sind laut Hersteller Online-Schnittstellen für die DATEV-Cloud. Daten und Dokumente aus Drittsoftware gelangen damit automatisch in die DATEV-Programme, teils auch in beide Richtungen.

Daneben dokumentiert DATEV weitere Wege wie eine XML-Schnittstelle und Programmierschnittstellen für Desktop- und Online-Anwendungen. Welche davon Ihre Software unterstützt, steht in der Regel in deren Dokumentation oder auf dem DATEV-Marktplatz.

Für Sie als Unternehmen zählt am Ende weniger die Technik als das Ergebnis. Eine gute DATEV-Schnittstelle liefert vollständige Buchungen mit den richtigen Konten, Steuerschlüsseln und Belegnummern. Außerdem sollte sie erkennen, welche Daten bereits übertragen wurden, damit nichts doppelt ankommt.

Varianten im Vergleich

Variante	So läuft es	Geeignet für
Datei-Export im DATEV-Format	Export erzeugen und an die Kanzlei übergeben	überschaubare Buchungsmengen, einfache Abläufe
DATEV-Datenservices	automatische Übertragung in die DATEV-Cloud	regelmäßige Buchungen und Belege, weniger Handarbeit
Integrationsplattform	verbindet mehrere Systeme und nutzt einen der beiden Wege	viele Quellen wie Shop, Marktplätze und Zahlungsanbieter

Ein Beispiel: Ein Onlinehändler verkauft über den eigenen Shop und einen Marktplatz und nimmt Zahlungen über mehrere Anbieter an. Ohne Schnittstelle muss die Kanzlei jede Zahlung einzeln zuordnen. Mit einer sauber eingerichteten DATEV-Schnittstelle kommen Umsätze, Gebühren und Zahlungen bereits vorsortiert an, etwa über eine Workflow-Automatisierung, die Shop und Buchhaltung verbindet.

Was bedeutet eine DATEV-Schnittstelle für Ihr Unternehmen?

Der Nutzen einer DATEV-Schnittstelle liegt vor allem in weniger Handarbeit und weniger Fehlern. Belege müssen nicht doppelt erfasst werden, der Monatsabschluss geht schneller, und Sie haben früher aktuelle Zahlen. Gleichzeitig wird die Übergabe nachvollziehbar dokumentiert, was den GoBD entgegenkommt.

Wichtig ist die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei. Sie legt fest, welcher Kontenrahmen gilt, welche Berater- und Mandantennummern verwendet werden und wie Debitoren und Kreditoren nummeriert sind. Diese Einstellungen müssen in Ihrer Software exakt passen.

Die Kosten hängen vom Quellsystem ab: Manche Programme haben den Export bereits eingebaut, andere brauchen ein Zusatzmodul oder eine Integrationslösung. Dazu kommt Aufwand für Einrichtung und Tests. Diese Punkte sollten Sie klären:

• Welche Daten sollen fließen: nur Buchungen, auch Belege, auch Stammdaten?
• Wie oft wird übertragen, und wer kontrolliert, dass nichts doppelt ankommt?
• Wie werden E-Rechnungen übergeben, damit das Original erhalten bleibt?
• Was passiert bei einem Wechsel des ERP-Systems oder der Kanzlei?

Typische Fehler sind nicht abgestimmte Konten, doppelte Übertragungen und fehlende Tests mit echten Daten. Planen Sie deshalb vor dem Start einen Probemonat ein, in dem die Kanzlei die übertragenen Daten mit den bisherigen Buchungen vergleicht und die DATEV-Schnittstelle erst danach für den laufenden Betrieb freigibt. Wie wir Ihre Systeme verbinden, zeigt unsere Leistung Schnittstellen für KMU.

Häufige Fragen zu DATEV-Schnittstelle

Brauche ich selbst eine DATEV-Lizenz?

In der Regel nicht. Ihre Kanzlei arbeitet mit DATEV, Sie brauchen nur eine Software, die Daten im passenden Format liefert oder an die Datenservices angebunden ist.

Welche Programme haben eine DATEV-Schnittstelle?

Viele Warenwirtschafts-, Shop-, Kassen- und Rechnungsprogramme bieten einen Export oder eine Online-Anbindung. Ob und in welchem Umfang, steht in der Dokumentation des Herstellers oder auf dem DATEV-Marktplatz.

Was ist ein Buchungsstapel?

So nennt DATEV eine Datei, die mehrere Buchungen gesammelt enthält, etwa alle Umsätze eines Monats. Die Kanzlei importiert sie in einem Schritt, statt jede Buchung einzeln zu erfassen.