Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist ein DMS?
Kurz erklärt
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine Software, die Rechnungen, Verträge und andere Dokumente digital erfasst, per Texterkennung durchsuchbar macht, Zugriffe regelt und revisionssicher archiviert.
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine Software, die Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Lieferscheine digital erfasst, ordnet, auffindbar macht und sicher aufbewahrt. Statt Aktenordnern und verstreuter Dateien gibt es mit einem DMS eine zentrale digitale Ablage. Für Unternehmen spart das Suchzeit und hilft, Aufbewahrungspflichten einzuhalten.
Wie funktioniert ein DMS?
Jedes Dokument gelangt über einen festen Weg in das DMS: per Scanner, als E-Mail-Anhang, aus der Buchhaltung oder direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm. Dort bekommt es Merkmale wie Kunde, Datum, Belegart oder Auftragsnummer. Über diese Merkmale finden Sie es später in Sekunden wieder.
Wichtig ist eine einheitliche Benennung. Legen Sie vorab fest, welche Merkmale jede Belegart erhält, sonst entsteht im neuen System dasselbe Durcheinander wie im alten Ordner.
Ein Beispiel: Eine Kanzlei legt alle Mandantenunterlagen digital ab. Ruft ein Mandant an, öffnet die Mitarbeiterin die Akte am Bildschirm, statt ins Archiv zu gehen. Ein Großhändler sieht zu jeder Bestellung Lieferschein, Rechnung und Schriftverkehr auf einen Blick.
Viele DMS-Lösungen sind eigenständige Programme. Andere sind fester Bestandteil eines ERP-Systems, sodass Belege direkt beim Vorgang liegen.
Wichtige Funktionen im Überblick
- OCR (Texterkennung): Die Software erkennt den Text auf gescannten Seiten und macht ihn durchsuchbar.
- Volltextsuche: Sie finden Dokumente über jedes enthaltene Wort, etwa einen Artikelnamen oder eine Rechnungsnummer.
- Versionierung: Änderungen an einem Dokument werden als neue Version gespeichert, frühere Stände bleiben erhalten.
- Rechte und Rollen: Sie legen fest, wer welche Ordner sehen, bearbeiten oder löschen darf, zum Beispiel Personalakten nur für die Personalabteilung.
- Workflows: Eingangsrechnungen laufen automatisch zur Prüfung und Freigabe an die zuständige Person.
- Revisionssichere Archivierung: Archivierte Dokumente lassen sich nicht unbemerkt ändern oder löschen, jeder Zugriff wird protokolliert.
Gerade die Texterkennung macht den Unterschied zu einem normalen Netzlaufwerk. Dort finden Sie nur Dateinamen, im DMS auch den Inhalt.
Archivierung, GoBD und Datenschutz
Steuerlich relevante Unterlagen müssen vollständig, geordnet und unveränderbar aufbewahrt werden. Die Vorgaben dazu stehen in den GoBD des Bundesfinanzministeriums. Ein geeignetes DMS unterstützt Sie dabei, ersetzt aber nicht die Verfahrensdokumentation, also die Beschreibung Ihrer Abläufe.
Wollen Sie Papierbelege nach dem Scannen vernichten, spricht man von ersetzendem Scannen. Das BSI beschreibt in seiner Technischen Richtlinie TR-03138 (RESISCAN), wie ein solcher Scanprozess sicher und nachvollziehbar gestaltet wird. Eine Pflicht zur Digitalisierung besteht laut IHK nicht, sie ist ein Recht.
Auch der Datenschutz spielt mit hinein. Personenbezogene Daten dürfen nur Berechtigte sehen, und nach Ablauf der Fristen sollten Dokumente gelöscht werden, wie es die DSGVO verlangt. Geschäftliche E-Mails gehören ebenfalls ins Archiv, etwa über eine E-Mail-Archivierung.
Was bedeutet ein DMS für Ihr Unternehmen?
Der Nutzen zeigt sich im Alltag: weniger Suchen, weniger Papier, schnellere Freigaben und Zugriff auch im Homeoffice. Mit der E-Rechnung kommen Belege ohnehin digital an, ein DMS wird damit wichtiger.
Beginnen Sie am besten mit einem klar abgegrenzten Bereich, etwa den Eingangsrechnungen. Wenn Ablage, Rechte und Freigaben dort funktionieren, übertragen Sie das DMS schrittweise auf Verträge, Personalakten und Schriftverkehr.
- Kostenfaktoren: Lizenzen, Einrichtung, Übernahme alter Bestände, Scanner und Schulung.
- Prüfen: Passt die Lösung zu Ihrer Buchhaltung und Warenwirtschaft? Gibt es Schnittstellen und einen Export für die Betriebsprüfung?
- Entscheiden: eigenständige Software oder Funktion im ERP, Cloud oder eigener Server.
- Typische Fehler: keine einheitliche Ordnerstruktur, zu weit gefasste Zugriffsrechte und Scannen ohne dokumentiertes Verfahren.
In VARIO Cloud ist ein DMS mit OCR und Volltextsuche bereits enthalten. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Reicht ein Netzlaufwerk nicht als DMS?
Für einfache Ablagen vielleicht, aber es fehlen Texterkennung, Versionen, Protokolle und Schutz vor unbemerkten Änderungen. Für steuerlich relevante Belege ist ein Netzlaufwerk allein daher meist nicht ausreichend.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Grundsätzlich ist das möglich, wenn das Scannen nach einem dokumentierten Verfahren erfolgt. Es gibt Ausnahmen, deshalb sollten Sie das vorher mit Ihrer Steuerberatung klären.
Brauche ich eigene Server für die digitale Ablage?
Nein. Viele Lösungen laufen in der Cloud, auch als Teil eines ERP-Systems. Achten Sie dann auf Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und regelmäßige Backups.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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