Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Sie?

XRechnung oder ZUGFeRD – was bedeutet das im Alltag?

Beide Formate erfüllen die Anforderungen, unterscheiden sich aber in der Handhabung. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält keine Ansicht, die sich wie ein gewohntes PDF öffnen lässt – zum Lesen brauchen Sie ein Programm, das die Daten darstellt. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Für Menschen sieht es aus wie eine normale Rechnung, maßgeblich ist aber der strukturierte Teil. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gelten laut Bundesfinanzministerium die Daten im strukturierten Teil.

Für den Empfang heißt das: Ihr Rechnungseingang sollte beide Varianten verarbeiten können. Wenn XML-Anhänge ungeöffnet in einem Ordner landen, ist das noch kein Prozess. Sinnvoll ist ein Werkzeug, das die Datei ausliest, lesbar darstellt und an die Buchhaltung weitergibt. Für Einzelfälle bietet die Finanzverwaltung über ELSTER eine Möglichkeit, E-Rechnungen anzuzeigen.

Sechs Fragen, die Sie intern klären sollten

• Eine Adresse für alle Rechnungen: Gibt es ein zentrales Postfach, an das Lieferanten ihre E-Rechnungen schicken? Verstreute Eingänge in persönlichen Postfächern sind eine häufige Fehlerquelle.
• Lieferanten informieren: Wissen Ihre Lieferanten, wohin und in welchem Format sie Rechnungen senden sollen?
• Prüfung und Freigabe: Wer kontrolliert Rechnungen sachlich, wer gibt sie zur Zahlung frei – und wie wird das dokumentiert?
• Übergabe an die Buchhaltung: Kommen die Daten strukturiert bei Ihrem Steuerberater oder in Ihrer Buchhaltungssoftware an, oder wird wieder abgetippt?
• Ausgangsrechnungen: Kann Ihr Warenwirtschafts- oder Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, und sind die Stammdaten Ihrer Geschäftskunden vollständig?
• Sonderfälle: Wie gehen Sie mit Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen oder Rechnungen aus dem Ausland um? Hier gelten zum Teil andere Regeln, die im Ablauf berücksichtigt werden sollten.

Viele dieser Punkte sind keine Technikfrage, sondern eine Frage der Zuständigkeit. Deshalb lohnt es sich, die Antworten aus dem E-Rechnungs-Check gemeinsam mit Buchhaltung und Geschäftsführung durchzugehen.

Archiv und Schnittstellen nicht vergessen

Aufbewahrt wird der strukturierte Teil der Rechnung in seiner ursprünglichen Form – ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild reicht dafür nicht. Achten Sie darauf, dass Ihr Archiv die XML-Datei unverändert speichert und auffindbar hält. Hilfreich ist außerdem eine kurze Verfahrensdokumentation: Wie kommen Rechnungen herein, wer prüft sie, wo werden sie abgelegt? Das schafft Klarheit für neue Mitarbeitende und erleichtert Rückfragen, etwa bei einer Betriebsprüfung. Wo Rechnungsdaten zwischen Systemen wandern, etwa vom Posteingang ins ERP und weiter zu DATEV, entscheidet die Schnittstelle darüber, ob die Automatisierung trägt. Wie solche Verbindungen aussehen können, zeigen wir auf der Seite Schnittstellen für KMU.

Die rechtlichen Details fasst das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung zusammen. Newmountains.IT ist keine Steuerberatung: Den E-Rechnungs-Check verstehen Sie bitte als technische Ersteinschätzung, steuerliche Einzelfragen klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Zeigt der E-Rechnungs-Check Lücken bei Empfang, Ausstellung oder Archiv, übernehmen wir gern die technische Umsetzung.