KI für KMU — intelligenter arbeiten, schneller wachsen
⚡ Pilot in 30 Tagen · 🇪🇺 EU-AI-Act-konform · 🔒 DSGVO-konform · 🤝 Fester Ansprechpartner
Die vier Engpässe, die KI für KMU am häufigsten löst
Zeitfresser Routinearbeit
Ihre Mitarbeiter verbringen Stunden mit manueller Dateneingabe, Reporting und wiederkehrenden Aufgaben — Zeit, die für wertschöpfende Arbeit fehlt.
Entscheidungen im Blindflug
Wachstum nur mit mehr Personal
KI klingt komplex und teuer
Raphael Neuberger
KI-First-Pragmatiker — berät nicht nur, setzt KI & Automatisierung selbst im eigenen Betrieb ein
Gründer und Inhaber von Newmountains.IT — einem IT-Dienstleister, der selbst konsequent auf KI und Automatisierung setzt. Was wir intern erproben, bringen wir auch zu unseren Kunden und Ihnen. In Weiterbildung als zertifizierter KI-Manager (AI Akademie), verbindet er strategisches Denken mit handfester Umsetzung — von Prompt Engineering über n8n-Automatisierung bis zur Integration in bestehende ERP- und CRM-Systeme.
„KI ist kein Selbstzweck. Sie muss messbar Zeit oder Geld sparen — oder sie bleibt draußen.“
Was KI & Automatisierung für Ihr Unternehmen bedeuten
⏱ Zeiteinsparung
- 60 % weniger Routinearbeit
- 70 % weniger Support-Aufwand
- Automatisierte Reports in Sekunden statt Stunden
📈 Umsatzsteigerung
- 25 % mehr Umsatz durch personalisierte Kundenerlebnisse
- Höhere Conversion durch KI-Produktempfehlungen
- Optimierte Lagerhaltung via Predictive Analytics
🧭 Bessere Entscheidungen
- Echtzeitdaten statt Bauchgefühl
- Trends früher erkennen mit Predictive Analytics
- Risiken minimieren — datenbasierte Szenarien
Konkret bedeutet das für Ihren Arbeitsalltag:
Vier typische KI-Szenarien
Konkrete Fälle von der KI für KMU-Praxis — vermutlich erkennen Sie eines wieder.
Szenario 1 — Anrufe & Termine
Kein Anruf geht mehr verloren
Problem: Anrufe bleiben liegen, weil niemand abnehmen kann. Jeder verpasste Anruf ist ein verlorener Auftrag, Rückrufe kosten Zeit.
Lösung: Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet Standardfragen, qualifiziert das Anliegen und bucht Termine direkt in Ihren Kalender — mehrsprachig, mit natürlicher Stimme. Wir setzen das selbst ein.
Szenario 2 — Wiederkehrende Kundenfragen
Antworten in Sekunden, rund um die Uhr
Problem: Immer die gleichen Fragen per E-Mail und Kontaktformular. Antworten dauern Stunden bis Tage, Interessenten springen ab.
Lösung: Ein KI-Chat auf Ihrer Website, angebunden an Ihre eigene Wissensdatenbank. Er beantwortet wiederkehrende Fragen sofort, mehrsprachig, und leitet echte Anliegen sauber an Ihr Team weiter. DSGVO-konform.
Szenario 3 — Belege & Dokumente
Belege sortieren sich selbst
Problem: Rechnungen und Belege landen im Postfach und müssen täglich manuell sortiert, benannt und an die Buchhaltung übergeben werden.
Lösung: KI klassifiziert eingehende Dokumente und E-Mails, extrahiert die relevanten Daten und übergibt sie automatisiert an DATEV oder Ihr ERP — ohne manuelles Sortieren, mit Datenverarbeitung in Deutschland.
Szenario 4 — Angebote, Texte & Routinearbeit
Routine übernimmt die KI
Problem: Angebote, Produkttexte, Reportings und Standard-E-Mails kosten täglich Stunden. Wachstum bedeutet bisher mehr Handarbeit statt mehr Gewinn.
Lösung: KI erstellt Entwürfe für Angebote, Texte und Antworten auf Basis Ihrer Vorlagen und Daten. Sie prüfen und geben frei, der Rest läuft automatisiert per n8n. Skalieren ohne neues Personal.
Was uns von anderen KI-Beratern unterscheidet
KI-First aus eigener Erfahrung
Wir nutzen KI täglich — im eigenen Marketing, im Support, in der Buchhaltung. Wir empfehlen nur Tools, die wir selbst erprobt haben.
Berater UND Umsetzer
Keine 80-seitige PowerPoint, sondern lauffähige Lösungen. Wir konzipieren und programmieren selbst — mit n8n, Python, ChatGPT-API, Claude und Co.
Pragmatisch und schnell
Von der Analyse zum ersten Pilotprojekt in 30 Tagen. Sie sehen messbare Ergebnisse, bevor andere noch das Konzept schreiben.
Unsere Lösungen für Ihr Unternehmen
KI-Potenzialanalyse
Wir analysieren Ihre Prozesse und finden die Bereiche mit dem größten KI-Hebel. Ergebnis: Roadmap mit 3–5 priorisierten Use-Cases inkl. ROI-Schätzung.
KI-Chatbots & Assistenten
Intelligente Assistenten für Service, IT-Anfragen oder Vertrieb — rund um die Uhr verfügbar. Ergebnis: 60–80 % weniger Standard-Tickets.
Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Workflows automatisieren — von Rechnungsverarbeitung bis Auftragsabwicklung. Ergebnis: 60–90 % weniger manueller Aufwand.
Datenanalyse & Reporting
KI-gestützte Auswertung Ihrer Daten — automatisierte Dashboards statt Excel. Ergebnis: 80 % weniger Reporting-Aufwand.
Predictive Analytics
Vorhersagemodelle für Absatz, Kundenverhalten und Markttrends. Entscheiden Sie, bevor der Wettbewerb reagiert.
KI-Integration in bestehende Systeme
Nahtlose Integration in ERP, CRM und Shop-Systeme. Ergebnis: saubere API-Integration, kein System-Bruch, kein Vendor-Lock-in.
In 4 Schritten zur intelligenten Automatisierung
Potenzialanalyse
- Geschäftsprozesse analysieren
- Größten KI-Hebel identifizieren
- Roadmap mit ROI-Schätzung
KI-Strategie
- Use-Cases & Prioritäten festlegen
- Realistischer Zeitplan
- Transparente Kosten
Umsetzung (Pilot)
- Fokussiertes Pilotprojekt
- Testen & optimieren
- Bei Erfolg auf weitere Bereiche skalieren
Training & Optimierung
- Mitarbeiter im Umgang schulen
- Kontinuierliche Optimierung
- Fester Ansprechpartner
Gesamt: erstes lauffähiges Pilotprojekt in ca. 30 Tagen — danach schrittweise Skalierung. Festpreis, kein Stundenrisiko.
Drei Einstiegsmodelle — alle mit Festpreis
Von der kostenlosen Potenzialanalyse bis zur kompletten KI-Transformation. Keine Überraschungen.
📞 KI-Potenzialanalyse
Unverbindlich & kostenlos-
30 Minuten · online
-
Wir besprechen Ihre Top-3-Prozesse
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Identifizieren konkrete KI-Potenziale
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Zeigen erste Use-Cases auf
-
Schriftliche Zusammenfassung mit 2–3 KI-Quick-Wins
🚀 KI-Pilotprojekt
Schnell zum ersten Ergebnis-
Ein konkreter Use-Case: Chatbot, Workflow-Automation oder Datenanalyse
-
4–6 Wochen Umsetzung, lauffähige Lösung am Ende
-
Funktionierende KI-Lösung + Dokumentation
-
30 Tage Support inklusive
🏗 KI-Implementierung Komplett
Festpreis-Paket-
Vollständige KI-Strategie + mehrere Use-Cases + Schulung
-
3–6 Monate Begleitung, von der Analyse bis zum Rollout
-
Komplette KI-Transformation Ihres Bereichs
-
Team-Training + 90 Tage Premium-Support
KI-Care — drei Betreuungs-Stufen
KI-Care BASIC
-
Monitoring aller Automationen & Chatbots
-
Fehler-Alerts in Echtzeit
-
Standard-Support werktags 9–17 Uhr
KI-Care BUSINESS
-
Alles aus BASIC
-
Monatliche Prompt- & Modell-Updates
-
Laufende Optimierung + Quartalsreport
-
Reaktionszeit 4 Std
KI-Care PREMIUM
-
Alles aus BUSINESS
-
Dedizierter Ansprechpartner
-
Strategie-Calls, neue Use-Cases priorisiert
-
Notfall-Hotline, Reaktionszeit 1 Std
ℹ️ API- und Token-Kosten (ca. 50–500 € / Monat je nach Nutzung) werden transparent als Durchlaufposten weiterberechnet — nicht in der Care-Pauschale enthalten. Alle Preise netto, zzgl. MwSt.
Dienstleister automatisiert Rechnungsverarbeitung — 90 % weniger Aufwand
Dienstleistung / KMU · manuelle Rechnungsverarbeitung · 3 Mitarbeiter:innen, 2 Tage pro Monat
🚨 Vorher
- Manuelle Rechnungsverarbeitung, fehleranfällig
- 3 Mitarbeiter:innen, 2 Tage pro Monat gebunden
- Hohe Fehlerquote bei der Erfassung
- Wertvolle Ressourcen in Routinearbeit gebunden
🛠 Lösung
- Automatisierte Erfassung via OCR + KI-Verifikation
- Prüfung und Buchung eingehender Rechnungen automatisch
- n8n-Workflow in bestehende Buchhaltung integriert
- Kein System-Bruch, keine Ablösung nötig
✅ Ergebnis
- 90 % weniger manueller Aufwand
- 75 % weniger Fehler
- ROI nach 4 Monaten
- Team frei für wertschöpfende Aufgaben
weniger manueller Aufwand
bis zum ROI
Investition: im Rahmen eines KI-Pilotprojekts (ab 2.900 € netto) · ROI nach 4 Monaten · alle Preise netto, zzgl. MwSt.
Anonymisiertes Praxisbeispiel · Zahlen gerundet · individuelle Ergebnisse variieren.
Häufige Fragen zu KI für KMU
Was kostet eine KI-Lösung im Mittelstand wirklich?
Das hängt vom Use-Case ab. Ein KI-Chatbot ist ab ca. 2.900 € realistisch, eine umfassende KI-Integration in ERP/CRM kann 10.000 € bis 50.000 € kosten. Die laufenden Kosten (API-Nutzung, ChatGPT, Claude, Hosting) liegen meist bei 50–500 € pro Monat — also deutlich günstiger als ein zusätzlicher Mitarbeiter. Im Erstgespräch geben wir eine konkrete Schätzung für Ihren Fall.
Wie lange dauert die Implementierung?
Ein einfacher Use-Case (Chatbot, automatisierte Mail-Sortierung) ist in 4–6 Wochen produktiv. Komplexere Projekte (Integration in bestehende Systeme, Predictive Analytics) brauchen 2–4 Monate. Wir starten immer mit einem Pilotprojekt, um Risiken zu minimieren und schnell Ergebnisse zu zeigen.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ablösen?
Nein. Unser Ansatz ist immer Integration statt Ablösung. Wir docken KI an Ihre bestehenden Tools an (ERP, CRM, Shop, Tickets) — meist über APIs oder Tools wie n8n und Make. Sie behalten Ihre vertraute Software und gewinnen KI als zusätzliche Schicht obendrauf.
Wie sicher sind unsere Daten bei KI-Lösungen?
Wir setzen auf eine Kombination aus europäischen Anbietern (Mistral, Aleph Alpha), self-hosted Lösungen (Ollama, Llama 3) und ausgewählten US-Anbietern mit EU-Verträgen (Microsoft Azure OpenAI, Anthropic via AWS Frankfurt). Daten verlassen nie ungewollt Ihr Unternehmen. Welche Lösung passt, hängt von Ihrer Compliance-Situation ab — das klären wir vor Projektstart.
Was ist mit dem EU AI Act?
Der EU AI Act ist seit August 2024 in Kraft, mit gestaffelter Anwendung bis 2026. Wir kennen die Regelung im Detail und stellen sicher, dass Ihre KI-Lösungen konform sind: Risiko-Klassifikation, Transparenz, menschliche Kontrolle. Für die meisten KMU-Use-Cases (Chatbot, Workflow-Automation) ist die Compliance-Hürde überschaubar — wir liefern die Dokumentation gleich mit.
Welche Tools setzen Sie ein?
Je nach Use-Case: LLMs: ChatGPT, Claude, Gemini, Mistral, Llama 3 (self-hosted). Automatisierung: n8n, Make, Zapier. Vector-Datenbanken: Pinecone, Weaviate, ChromaDB. Frameworks: LangChain, LlamaIndex. Speech-to-Text: Whisper. Vision: GPT-4V, Claude Vision. Wir wählen pragmatisch, nicht ideologisch — was funktioniert und passt.
Können wir später wieder zurück?
Ja. Wir bauen alles so, dass kein Vendor-Lock-in entsteht. Sie behalten Eigentum an Daten, Code und Konfiguration. Ihre Workflows sind in offenen Formaten dokumentiert. Wenn Sie einmal nicht mehr mit uns arbeiten wollen, übergeben wir alles geordnet an Sie oder Ihr neues Team.