E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Fristen, Formate und Umsetzung für KMU
🇩🇪 Made in Germany · 💻 100 % remote · 🔒 DSGVO-konform · 🤝 Fester Ansprechpartner
Inhaltsverzeichnis
Die E-Rechnungspflicht gilt stufenweise: Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab 01.01.2028 alle. Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF allein ist keine E-Rechnung.
📥 Empfang: Pflicht für alle Unternehmen seit 01.01.2025
📤 Versand: ab 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle
🧾 Formate: XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 (nicht MINIMUM/BASIC-WL)
🗄️ Aufbewahrung: 8 Jahre, das XML im Original
🗓️ Stand: September 2026 – laut BMF keine Fristverschiebung
Die E-Rechnungspflicht kam mit dem Wachstumschancengesetz und betrifft praktisch jedes Unternehmen, das Rechnungen an andere Unternehmen schreibt. Viele haben den Empfang 2025 provisorisch gelöst; jetzt rückt die Ausstellungspflicht näher. Eine Umfrage von YouGov im Auftrag von easybill (Juni 2026) zeigt: Erst 24 % der Unternehmen haben die Umstellung abgeschlossen, 29 % haben noch nicht begonnen. Dieser Ratgeber fasst Fristen, Formate und die Umsetzung zusammen.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Laut Bundesfinanzministerium (FAQ, Stand März 2026) gelten die Fristen der E-Rechnungspflicht unverändert; eine Verlängerung ist nach Einschätzung von Steuerberatern (Stand September 2026) nicht in Sicht.
Welche Formate sind als E-Rechnung zulässig?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell ausgelesen werden kann. Das BMF nennt ausdrücklich:
Wichtig nach dem zweiten BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil maßgeblich. Alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen im XML stehen. Weichen Bild und XML voneinander ab, droht eine Steuerschuld aus § 14c UStG.
Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber empfangen können
Was passiert, wenn eine Rechnung keine gültige E-Rechnung ist?
Nach Ablauf der Übergangsfristen gilt ein PDF oder eine Rechnung mit Formatfehler nur noch als „sonstige Rechnung“. Das zweite BMF-Schreiben unterscheidet Formatfehler, Geschäftsregelfehler und inhaltliche Fehler; bei Format- und Inhaltsfehlern ist der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet. Für Rechnungsempfänger heißt das: eingehende Rechnungen prüfen und fehlerhafte zurückweisen. Für Aussteller heißt das: Kunden werden zunehmend auf korrekten E-Rechnungen bestehen.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 8 statt 10 Jahren. Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung in ihrer ursprünglichen Form, also die XML-Datei unverändert und maschinell auswertbar, idealerweise in einem GoBD-konformen Archiv.
So stellen KMU in fünf Schritten auf die E-Rechnung um
Umsatz prüfen
Liegt der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Ausstellungspflicht ab 01.01.2027.
Software prüfen
Kann Ihr ERP, Warenwirtschafts- oder Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD 2.x erzeugen und einlesen? Viele Systeme (z. B. VARIO Cloud ERP, DATEV, Lexware, sevDesk) können das bereits.
Posteingang organisieren
eine zentrale Rechnungsadresse, automatische Prüfung und Weiterleitung an Buchhaltung bzw. DATEV.
Archiv einrichten
XML unverändert und GoBD-konform speichern.
Stammdaten und Kunden informieren
Leitweg-IDs bei öffentlichen Kunden, Rechnungsadressen, Testrechnungen mit wichtigen Kunden.
Der größte Nutzen entsteht, wenn Sie die Umstellung mit einer Automatisierung verbinden: E-Rechnungen lassen sich ohne Abtippen verbuchen, weil alle Daten bereits strukturiert vorliegen. Das ist einer der schnellsten Automatisierungs-Hebel für KMU.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist eine „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung ist nur ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen aber seit 2025 empfangen können – ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?
Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Für grenzüberschreitende Umsätze in der EU führt das ViDA-Paket (vom Rat am 11.03.2025 angenommen) schrittweise bis 2030 digitale Meldepflichten ein.
Wie finde ich heraus, was bei uns noch fehlt?
Unser kostenloser E-Rechnungs-Check zeigt Ihre Frist und die offenen Punkte bei Empfang, Ausstellung und Archiv.
Fazit
Die Fristen der E-Rechnungspflicht stehen, und 2027 ist näher, als es wirkt. Wer jetzt Software, Posteingang und Archiv klärt, erfüllt nicht nur die Pflicht, sondern spart danach bei jeder Rechnung Zeit. Newmountains.IT richtet E-Rechnung in ERP, Shop und Buchhaltung ein und automatisiert den Rechnungseingang. Mehr auf ERP für KMU oder im kostenlosen Erstgespräch.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerkanzlei.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026)
- Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15.10.2025
- IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025
- Bitkom: Weniger als die Hälfte deutscher Unternehmen empfängt E-Rechnungen (03.12.2024)
- t-online: E-Rechnung wird 2027 Pflicht (YouGov/easybill-Umfrage, 02.06.2026)
- Rat der EU: VAT in the Digital Age (11.03.2025)
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
Beitrag teilen über
Verwandte Beiträge
Raphael Neuberger
Das könnte Sie auch interessieren
Sind noch Fragen offen?
Im kostenlosen Erstgespräch finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen.
oder direkt anrufen: 0871 20 655 600 · Mo–Fr 9–17 Uhr
