Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist ZUGFeRD?
Kurz erklärt
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen: Eine lesbare PDF-Datei enthält zusätzlich die Rechnungsdaten als XML. Menschen sehen eine normale Rechnung, Buchhaltungssoftware kann die Angaben direkt auslesen.
ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen, das eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten, strukturierten Rechnungsdaten im Format XML kombiniert. Menschen sehen eine gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten direkt aus. Damit ist das Format für viele Unternehmen ein einfacher Einstieg in die E-Rechnung.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein sogenanntes hybrides Dokument (zwei Formate in einer Datei). Die sichtbare Hülle ist ein PDF im Archivformat PDF/A-3. Darin steckt eine XML-Datei mit denselben Angaben in festen Datenfeldern.
Wer kein passendes Programm hat, sieht trotzdem eine vollständige Rechnung. Das erleichtert den Übergang, wenn nicht alle Geschäftspartner gleichzeitig umstellen.
Entwickelt wurde das Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Es beruht auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und auf der europäischen Norm EN 16931, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält. Seit Version 2 nutzt der XML-Teil die international verbreitete Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
- Für Menschen: Das PDF lässt sich wie gewohnt öffnen, drucken und per E-Mail verschicken.
- Für Software: Die Buchhaltung liest die XML-Daten aus und schlägt die Buchung vor.
- Führender Teil: Laut Bundesfinanzministerium sind bei hybriden Rechnungen die Daten im strukturierten Teil maßgeblich, nicht das Bild.
In Frankreich heißt das technisch abgestimmte Gegenstück Factur-X. FeRD beschreibt das Format ausdrücklich als hybrides E-Rechnungsformat für Unternehmen in Deutschland und Frankreich.
Profile und Versionen
ZUGFeRD gibt es in mehreren Ausbaustufen, den sogenannten Profilen. Sie legen fest, wie viele Angaben im XML-Teil stecken. Entscheidend ist: Nicht jedes Profil gilt steuerlich als E-Rechnung.
| Profil | Einordnung |
|---|---|
| MINIMUM | nur wenige Daten, laut BMF keine E-Rechnung |
| BASIC WL | eingeschränkter Datenumfang, laut BMF keine E-Rechnung |
| BASIC | vereinfachte Ausprägung der Norm für einfache Rechnungen |
| EN 16931 (COMFORT) | setzt die europäische Norm vollständig um |
| EXTENDED | normkonforme Erweiterung für komplexere Fälle |
Nach Angabe des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 die Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ältere Versionen reichen nicht aus. FeRD entwickelt den Standard weiter, im August 2026 erschien Version 2.5.2.
Unterschied zur XRechnung
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil. Sie ist bei öffentlichen Auftraggebern Standard und braucht zum Lesen einen Viewer. ZUGFeRD ist dagegen ohne Zusatzprogramm lesbar und bei Geschäftskunden beliebt.
Beide Formate beruhen auf EN 16931 und gelten als E-Rechnung, sofern Version und Profil passen. Welches Sie verwenden, stimmen Sie am besten mit Ihren Kunden ab.
Was bedeutet ZUGFeRD für Ihr Unternehmen?
Seit Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln bis Ende 2027, Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Ein Onlinehändler mit vielen Geschäftskunden sollte deshalb früh klären, ob sein Shop oder sein ERP-System passende Dateien erzeugt.
Der größte Vorteil liegt im Eingang. Ein Handwerksbetrieb, der Material bei Großhändlern bestellt, kann die Daten direkt übernehmen, statt Beträge abzutippen. Beim eigenen Versand lohnt ein Test mit einigen Stammkunden, bevor Sie alle Rechnungen umstellen.
- Prüfen: Welche Version und welches Profil erzeugt Ihre Software? MINIMUM oder BASIC WL reichen nicht.
- Kostenfaktoren: Software-Updates, Zusatzmodule, Einrichtung und Schulung.
- Archivierung: Die Datei mit dem XML-Teil ist das Original und muss unverändert aufbewahrt werden, die GoBD gelten entsprechend.
- Typischer Fehler: ein normales PDF für eine E-Rechnung halten, weil es genauso aussieht.
Ob Ihre Abläufe schon passen, zeigt Ihnen unser kostenloser E-Rechnungs-Check. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, ob ein PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist?
Von außen sieht man es nicht. Ein geeigneter PDF-Reader zeigt eingebettete Dateien an, viele Buchhaltungsprogramme melden den XML-Teil automatisch. Im Zweifel fragen Sie beim Absender nach Version und Profil.
Sind ZUGFeRD und Factur-X dasselbe?
Sie sind technisch aufeinander abgestimmt. Factur-X ist die französische Bezeichnung und wird dort von einem eigenen Verband betreut, FeRD beschreibt beide als kompatible Varianten.
Welches Profil sollte ich verwenden?
Das Profil EN 16931, auch COMFORT genannt, deckt die meisten Rechnungen im Mittelstand ab. Wichtig ist vor allem, MINIMUM und BASIC WL zu vermeiden, weil sie laut Bundesfinanzministerium nicht als E-Rechnung gelten.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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