Was ist ein KPI?

KPI steht für Key Performance Indicator, auf Deutsch Schlüsselkennzahl. Gemeint sind wenige ausgewählte Zahlen, an denen Sie ablesen, ob Ihr Unternehmen oder eine Maßnahme auf Kurs ist. Statt in vielen Berichten zu suchen, schauen Sie regelmäßig auf die Werte, die wirklich über den Erfolg entscheiden.

Wie funktioniert ein KPI?

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt KPI als ausgewählte quantitative oder qualitative Kennzahlen, mit denen die für den Unternehmenserfolg wesentlichen Leistungen, Erfolgsfaktoren oder Prozesse gemessen werden. Der Unterschied zu einer normalen Kennzahl: Eine Schlüsselkennzahl hängt direkt an einem Ziel.

Aus einem Ziel wird so eine messbare Größe:

1. Ziel festlegen, etwa „mehr Anfragen über die Website“.
2. Passende Kennzahl wählen, etwa „Anfragen pro Monat“.
3. Ausgangswert erheben und einen realistischen Zielwert festlegen.
4. Regelmäßig messen, zum Beispiel monatlich, und Maßnahmen anpassen.

Gabler unterscheidet außerdem Frühindikatoren, die eine Entwicklung früh anzeigen, und Spätindikatoren, die ein Ergebnis im Nachhinein messen.

Beispiele für Schlüsselkennzahlen im Mittelstand

Bereich	Mögliche Kennzahl	Was sie zeigt
Website	Anfragen pro Monat	Ob die Website Interessenten bringt
Marketing	Kosten je Anfrage	Wie effizient Werbebudget eingesetzt wird
Onlineshop	Conversion-Rate	Wie viele Besucher kaufen
Vertrieb	Abschlussquote	Wie viele Angebote zu Aufträgen werden
Finanzen	Liquidität	Ob Rechnungen pünktlich bezahlt werden können
Service	Reaktionszeit	Wie schnell Anfragen beantwortet werden

Im Online-Marketing hängen viele Kennzahlen an der Conversion. Für Investitionen ist zusätzlich der ROI eine zentrale Größe.

Kennzahlen im Unternehmen einführen

Viele Unternehmen haben mehr Zahlen, als sie nutzen. Buchhaltung, Warenwirtschaft, Website und Telefonanlage liefern Daten, doch niemand fasst sie zusammen. Eine schrittweise Einführung hilft, den Überblick zu behalten.

1. Mit den Zielen beginnen: Was soll sich in den nächsten zwölf Monaten verbessern?
2. Verantwortliche benennen: Für jede Kennzahl gibt es eine Person, die sie erklärt und beeinflusst.
3. Datenquellen klären: Woher kommt der Wert, wie oft wird er aktualisiert, und stimmt er mit anderen Systemen überein?
4. Einfach darstellen: Eine Übersicht auf einer Seite genügt oft, zum Beispiel mit Ampelfarben.
5. Regelmäßig besprechen: Zahlen werden in festen Runden angesehen, etwa in der monatlichen Teamsitzung.
6. Nachschärfen: Kennzahlen, die keine Entscheidungen auslösen, werden ersetzt.

Wichtig ist, dass Kennzahlen nicht zum Selbstzweck werden. Sie sollen Gespräche über Verbesserungen anstoßen, nicht Mitarbeitende kontrollieren.

Ein Beispiel aus dem Handwerk: Ein Betrieb möchte mehr Wartungsverträge abschließen. Als Schlüsselkennzahl wählt er die Zahl neuer Verträge pro Monat, als Frühindikator die Anfragen über die Wartungsseite der Website. Steigen die Anfragen, aber nicht die Verträge, liegt das Problem eher im Angebot als im Marketing.

So wird aus einer Zahl eine konkrete Frage, über die das Team sprechen kann.

Was bedeutet KPI für Ihr Unternehmen?

Mit gut gewählten KPI treffen Sie Entscheidungen auf Basis von Zahlen statt Bauchgefühl. Sie erkennen früher, wenn etwas aus dem Ruder läuft, und können Mitarbeitenden klare Ziele geben.

In Google Analytics 4 lassen sich wichtige Aktionen als Schlüsselereignisse markieren. Laut Google sind in Standard-Properties bis zu 30 solcher Ereignisse möglich, für die meisten KMU reichen wenige.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten:

• Wenige Kennzahlen: Drei bis fünf Kennzahlen je Bereich sind übersichtlicher als zwanzig.
• Beeinflussbar: Das Team muss den Wert durch eigenes Handeln verändern können.
• Verlässliche Daten: Werte aus ERP-System, CRM oder Analyse-Tool müssen stimmen.
• Regelmäßiger Blick: Ein Dashboard hilft nur, wenn es jemand liest, etwa in einer Business-Intelligence-Lösung.

Ein häufiger Fehler sind sogenannte Eitelkeitskennzahlen wie Seitenaufrufe oder Follower, die gut aussehen, aber nichts über Umsatz sagen. Newmountains.IT unterstützt in der IT-Beratung dabei, passende Kennzahlen und Datenquellen festzulegen.

Häufige Fragen zu KPI

Wie viele KPI braucht ein Unternehmen?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Bewährt hat sich, pro Bereich nur wenige Kennzahlen zu verfolgen, die direkt an Ihren Zielen hängen.

Was ist der Unterschied zwischen KPI und Kennzahl?

Jeder KPI ist eine Kennzahl, aber nicht jede Kennzahl ist ein KPI. Zum KPI wird sie erst, wenn sie für die Zielerreichung besonders wichtig ist.

Wie oft sollte ich meine KPI prüfen?

Das hängt vom Tempo ab, in dem sich der Wert ändert. Marketingzahlen schaut man oft wöchentlich oder monatlich an, Finanzkennzahlen je nach Lage auch täglich.