Glossar · KI & Automatisierung
Was ist Microsoft 365 Copilot?
Kurz erklärt
Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent in Word, Excel, Outlook, PowerPoint und Teams. Er greift im Rahmen der Nutzerrechte auf E-Mails, Dateien und Besprechungen zu und erstellt daraus Entwürfe, Zusammenfassungen und Auswertungen.
Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft, der direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und OneNote arbeitet. Er nutzt ein großes Sprachmodell (LLM) und greift auf die E-Mails, Dateien und Termine zu, die der jeweilige Nutzer ohnehin sehen darf. Für Unternehmen ist das interessant, weil Routinearbeit wie Zusammenfassen, Entwerfen und Auswerten deutlich schneller gehen kann.
Wie funktioniert Microsoft 365 Copilot?
Sie geben eine Anweisung in normaler Sprache ein, einen sogenannten Prompt. Copilot sucht dann über Microsoft Graph (die zentrale Datenschnittstelle von Microsoft 365) passende Informationen aus Ihrem Firmenkonto. Daraus erstellt das Sprachmodell eine Antwort, die direkt in der geöffneten App erscheint.
Dabei gilt eine wichtige Regel: Microsoft 365 Copilot zeigt nur Inhalte an, für die der Nutzer mindestens Leserechte hat. Laut Microsoft werden Prompts, Antworten und Firmendaten nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet.
Was Copilot im Arbeitsalltag erledigt
- Outlook: lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen und Antworten entwerfen.
- Teams: Besprechungen protokollieren sowie Aufgaben und Entscheidungen festhalten.
- Word: Entwürfe aus vorhandenen Dokumenten erstellen oder Texte überarbeiten.
- Excel: Daten auswerten, Formeln vorschlagen und Auffälligkeiten erklären.
- PowerPoint: Präsentationen aus einem Dokument oder einer Gliederung erzeugen.
- Copilot Chat: Fragen zum Firmenwissen stellen, etwa „Was haben wir mit Kunde X vereinbart?“
Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot im Vergleich
Microsoft bietet mehrere Stufen an. Eine Grundversion ist in vielen Microsoft-365-Lizenzen bereits enthalten. Der volle Zugriff auf Firmendaten erfordert dagegen eine kostenpflichtige Zusatzlizenz.
| Merkmal | Copilot Chat | Microsoft 365 Copilot |
|---|---|---|
| Lizenz | in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen enthalten | kostenpflichtige Zusatzlizenz pro Nutzer |
| Wissensquelle | Web und selbst hochgeladene Dateien | zusätzlich E-Mails, Dateien, Chats und Termine aus Ihrem Tenant |
| Arbeitsweise | vor allem im Chatfenster | direkt in Word, Excel, Outlook, Teams und weiteren Apps |
Mit Tenant ist Ihre eigene, abgeschlossene Microsoft-365-Umgebung gemeint. Preise und Lizenzbedingungen ändert Microsoft regelmäßig, deshalb lohnt vor dem Kauf ein Blick auf das aktuelle Angebot.
Voraussetzungen für den Einsatz
Copilot kann nur mit Daten arbeiten, die in der Microsoft-Cloud liegen. Dateien auf einem alten Netzlaufwerk im Büro sieht der Assistent nicht.
- eine passende Microsoft-365-Lizenz für jeden Nutzer, der Copilot verwenden soll
- Benutzerkonten in Microsoft Entra ID, der Anmeldeverwaltung von Microsoft
- E-Mails in Exchange Online und Dateien in OneDrive, SharePoint oder Teams
- aktuelle Office-Apps und geordnete, nachvollziehbare Freigaben
Viele kleine Unternehmen erfüllen diese Punkte bereits. Wer noch mit lokalen Servern arbeitet, plant die Einführung am besten zusammen mit dem Umzug in die Cloud.
Was bedeutet Microsoft 365 Copilot für Ihr Unternehmen?
Der größte Nutzen entsteht dort, wo viel geschrieben, gelesen und abgestimmt wird. Eine Steuerkanzlei kann Mandantenanfragen schneller beantworten, ein Handwerksbetrieb Angebote aus Vorlagen vorbereiten lassen. Ob sich die Lizenz rechnet, hängt davon ab, wie viel Zeit pro Person tatsächlich eingespart wird.
Das größte Risiko sind zu großzügige Freigaben. Sind Ordner in SharePoint oder Teams für alle offen, findet Microsoft 365 Copilot auch Gehaltslisten oder Verträge, die nicht jeder sehen sollte. Ein Berechtigungs-Check vor dem Start ist deshalb Pflicht.
- Kostenfaktoren: Zusatzlizenz pro Nutzer, dazu interner Aufwand für Vorbereitung, Aufräumen der Freigaben und Schulung.
- Prüfen: Berechtigungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen für sensible Dokumente und die Einordnung im Datenschutz.
- Entscheiden: Welche Rollen profitieren wirklich? Starten Sie mit einer Pilotgruppe und messen Sie den Zeitgewinn.
- Schulen: Gute Ergebnisse brauchen klare Anweisungen. Kurze Trainings zum Formulieren von Prompts zahlen sich aus.
- Typischer Fehler: Lizenzen für alle kaufen, ohne Anwendungsfälle festzulegen. Dann bleibt das Werkzeug oft ungenutzt.
Ergebnisse von Copilot sind Entwürfe, keine geprüften Fakten. Zahlen, Zitate und rechtliche Aussagen sollten Mitarbeitende immer gegenlesen, bevor ein Text das Haus verlässt.
Bei Lizenzierung, Berechtigungs-Check und Einführung unterstützen wir Sie im Rahmen unserer Microsoft-365-Betreuung für KMU.
Häufige Fragen zu Microsoft 365 Copilot
Werden unsere Firmendaten zum Training der KI verwendet?
Nein. Microsoft gibt an, dass Prompts, Antworten und Daten aus Microsoft Graph nicht zum Training der Basismodelle genutzt werden. Die Inhalte bleiben im Rahmen der Microsoft-365-Vereinbarungen geschützt.
Lohnt sich Microsoft 365 Copilot für jeden Mitarbeitenden?
Nicht unbedingt. Am meisten profitieren Rollen mit viel Kommunikation, Dokumentation und Besprechungen. Ein Pilot mit wenigen Nutzern zeigt, für wen sich die Zusatzlizenz rechnet.
Bleiben die Daten in der EU?
Für Kunden aus der EU verarbeitet Microsoft den Datenverkehr grundsätzlich innerhalb der EU-Datengrenze. Microsoft nennt in der Dokumentation jedoch Ausnahmen, etwa für einzelne Modelle von Drittanbietern. Prüfen Sie diese Punkte vor der Einführung.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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