Glossar · Cloud & Microsoft 365
Was ist SharePoint?
Kurz erklärt
SharePoint ist die Plattform für Dokumentenablage und Intranet in Microsoft 365. Teams und Abteilungen speichern dort gemeinsame Dateien zentral, mit Berechtigungen, Versionsverlauf und gleichzeitiger Bearbeitung.
SharePoint ist die Plattform in Microsoft 365, auf der Ihr Unternehmen gemeinsame Dateien ablegt und ein Intranet aufbaut. Abteilungen und Projektteams arbeiten dort an denselben Dokumenten, ohne Dateien per E-Mail hin- und herzuschicken. Für viele Betriebe ersetzt die Plattform das klassische Netzlaufwerk auf dem eigenen Server.
Wie funktioniert SharePoint?
Die Grundlage sind sogenannte Websites (abgeschlossene Bereiche) für Abteilungen, Projekte oder das ganze Unternehmen. Jede Website hat eine oder mehrere Dokumentbibliotheken, vergleichbar mit Ordnern auf einem Laufwerk. Wer Zugriff hat, legt über Berechtigungen fest, wer lesen und wer bearbeiten darf.
- Zentrale Dateiablage als Ersatz für Fileserver oder Netzlaufwerk.
- Gemeinsames Bearbeiten von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien in Echtzeit.
- Versionsverlauf: Frühere Stände eines Dokuments lassen sich wiederherstellen.
- Intranet mit News, Richtlinien und Formularen für alle Mitarbeitenden.
- Synchronisation: Bibliotheken lassen sich im Windows-Explorer einbinden.
Microsoft stellt pro Organisation 1 TB Speicher bereit, dazu 10 GB je erworbener Lizenz. Zusätzlicher Speicher kann gebucht werden.
Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb legt eine Website für jede Abteilung an, also Büro, Kalkulation und Montage. Die Monteure öffnen Pläne und Aufmaßblätter unterwegs auf dem Tablet, das Büro sieht Änderungen sofort. Niemand muss mehr fragen, welche Datei die aktuelle ist.
SharePoint, OneDrive und Teams: Was ist was?
Im Alltag werden die drei Dienste oft verwechselt, weil sie eng zusammenarbeiten. Technisch liegen die Dateien jedes Kanals in Microsoft Teams in einer SharePoint-Bibliothek.
| Dienst | Zweck | Beispiel |
|---|---|---|
| OneDrive | persönliche Dateien einzelner Mitarbeitender | Entwurf eines Angebots |
| SharePoint | gemeinsame Dateien von Abteilungen und Projekten | Vorlagen der Buchhaltung |
| Teams | Chat und Zusammenarbeit, greift auf die Dateien zu | Projektkanal mit Kunde |
Eine Faustregel: Was nur Sie brauchen, gehört in OneDrive. Was das Team braucht, gehört nach SharePoint.
Wichtig beim Ausscheiden von Mitarbeitenden: Dateien, die nur im persönlichen OneDrive liegen, müssen rechtzeitig übergeben werden. Liegen Arbeitsdokumente von Anfang an in gemeinsamen Bibliotheken, entfällt dieses Problem weitgehend.
Schritt für Schritt zur neuen Ablage
Ein Umzug der Dateien gelingt am besten mit einem klaren Plan. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:
- Bestand sichten: Welche Ordner werden noch gebraucht, was kann ins Archiv oder weg?
- Struktur festlegen: Bereiche nach Abteilungen, Projekten oder Kunden planen, nicht einfach das alte Laufwerk nachbauen.
- Berechtigungen über Gruppen vergeben: etwa „Buchhaltung“ oder „Projektleitung“ statt vieler Einzelfreigaben.
- Pilotbereich testen: eine Abteilung zieht zuerst um und gibt Rückmeldung.
- Umzug und Schulung: Dateien übertragen, alte Ablage schreibgeschützt stellen und kurz erklären, wo was liegt.
Wichtig ist auch, Freigaben nach außen vorab zu regeln. Legen Sie fest, ob und wie Mitarbeitende Dateien mit Kunden, Steuerberatung oder Partnern teilen dürfen. So bleibt die neue Ablage übersichtlich und sicher.
Was bedeutet SharePoint für Ihr Unternehmen?
Der Nutzen zeigt sich schnell: Alle arbeiten mit der aktuellen Version, auch unterwegs und im Homeoffice. Eine Steuerkanzlei findet Mandantenvorlagen an einem festen Ort statt in zehn Kopien. Ein Server im Büro, der gewartet und gesichert werden muss, kann entfallen.
Kosten entstehen über die Lizenzen von Microsoft 365, in denen SharePoint enthalten ist. Den größeren Aufwand macht meist die Planung: Welche Bereiche gibt es, wer darf was sehen, welche alten Daten ziehen um? Für große Datenmengen kann zusätzlicher Speicher nötig werden.
Typische Fehler sind ein einfach kopiertes altes Laufwerk mit unübersichtlicher Ordnerstruktur und Einzelfreigaben statt Gruppen. Riskant sind außerdem ungeregelte externe Freigaben, über die sensible Dateien versehentlich nach außen gelangen. Legen Sie deshalb vorab fest, wer Dateien mit Kunden oder Partnern teilen darf.
Wichtig für die Entscheidung: Die Plattform ersetzt kein Backup. Gelöschte oder verschlüsselte Dateien sollten zusätzlich gesichert sein, etwa nach der 3-2-1-Backup-Regel.
Planung und Umzug begleiten wir im Rahmen unserer Leistung Microsoft 365 für KMU.
Häufige Fragen
Wie viel Speicher habe ich in SharePoint?
Microsoft stellt pro Organisation 1 TB bereit, zuzüglich 10 GB je erworbener Lizenz. Reicht das nicht, kann weiterer Speicher hinzugebucht werden.
Kann SharePoint den Fileserver komplett ersetzen?
Für die meisten Büro-Dokumente ja. Sehr große Datenbestände, Datenbanken oder spezielle Fachanwendungen brauchen manchmal eine andere Lösung. Das sollte vor dem Umzug geprüft werden.
Ist SharePoint dasselbe wie ein Intranet?
Nicht ganz. SharePoint ist die Plattform, auf der Sie ein Intranet aufbauen können, etwa mit News und Richtlinien. Viele Unternehmen nutzen es aber zuerst nur als Dateiablage.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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