Was sind die GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Darin legt das Bundesfinanzministerium fest, wie Unternehmen ihre Buchhaltung und steuerlich relevanten Unterlagen digital führen und aufbewahren müssen. Die Vorgaben betreffen grundsätzlich jeden Betrieb, der Bücher oder Aufzeichnungen führt – vom Handwerksbetrieb bis zum Onlinehändler.

Was verlangen die GoBD?

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, also eine Anweisung an die Finanzverwaltung. Sie wurden zuletzt im Juli 2025 wegen verschiedener Gesetzesänderungen angepasst. Für Unternehmen bedeuten sie vor allem, dass digitale Buchhaltung dieselbe Verlässlichkeit bieten muss wie früher das Papier.

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Prüfer muss jeden Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung verfolgen können.
• Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle Vorgänge werden erfasst, keiner doppelt oder falsch.
• Zeitgerechte Erfassung und Ordnung: Belege werden zeitnah und systematisch abgelegt.
• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben und protokolliert werden.
• Verfahrensdokumentation: Eine Beschreibung, wie Belege in Ihrem Betrieb entstehen, verarbeitet und archiviert werden.
• Datenzugriff: Bei einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt auf die Daten zugreifen oder einen maschinell auswertbaren Export verlangen.

Eine Excel-Liste auf dem Netzlaufwerk erfüllt die Anforderung der Unveränderbarkeit deshalb nicht ohne Weiteres. Auch bei Buchhaltungs-, Kassen- oder Shopsoftware kommt es darauf an, wie sie eingerichtet ist und genutzt wird.

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb schreibt Rechnungen in einer Branchensoftware, erhält Lieferantenrechnungen per E-Mail und fotografiert Tankbelege mit dem Handy. Für jeden dieser Wege muss klar sein, wo der Beleg landet, wer ihn prüft und wie er unverändert archiviert wird. Genau das hält die Verfahrensdokumentation fest.

Aufbewahrungsfristen nach GoBD, AO und HGB

Die Fristen selbst stehen in der Abgabenordnung (§ 147 AO) und im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB). Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege verkürzt. Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Fristen zusammen:

Unterlagen	Frist	Hinweis
Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare	10 Jahre	unverändert
Buchungsbelege	8 Jahre	seit 1. Januar 2025, vorher 10 Jahre
Empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, auch E-Mails	6 Jahre	unverändert

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Brief empfangen oder versandt wurde. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt für Buchungsbelege nach einer Gesetzesänderung Ende 2025 wieder eine Frist von zehn Jahren. Ob im Einzelfall längere Fristen gelten, etwa bei einer laufenden Prüfung, klärt Ihr Steuerberater.

Was bedeuten die GoBD für Ihr Unternehmen?

Die GoBD betreffen nicht nur die Buchhaltung, sondern Ihre gesamte IT: ERP-System, Kasse, Onlineshop, E-Mail-Postfach und Dokumentenablage. Jedes System, in dem steuerlich relevante Daten entstehen, muss sie vollständig und unveränderbar vorhalten. Das gilt besonders für die E-Rechnung: Die Datei selbst ist das Original, ein Ausdruck reicht nicht.

Werden die GoBD nicht eingehalten, kann das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen und Besteuerungsgrundlagen schätzen. Kosten entstehen vor allem für ein geeignetes Archiv, saubere Schnittstellen und die Verfahrensdokumentation.

Diese Punkte sollten Sie prüfen:

• Archiv: Werden Belege und geschäftliche E-Mails revisionssicher abgelegt, etwa über eine E-Mail-Archivierung?
• Übergabe an die Kanzlei: Läuft sie nachvollziehbar, zum Beispiel über eine DATEV-Schnittstelle?
• Systemwechsel: Bleiben Altdaten bis zum Fristende lesbar und auswertbar?
• Löschkonzept: Werden Daten nach Ablauf der Fristen auch gelöscht, wie es die DSGVO verlangt?

Typische Fehler sind Belege, die nur im Postfach liegen, gescannte Papierbelege ohne dokumentiertes Verfahren und ein Softwarewechsel ohne Plan für die Altdaten. Wie Sie Ihre Prozesse sauber im System abbilden, zeigt unsere Leistung ERP für KMU. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen zu GoBD

Gelten die GoBD auch bei Einnahmenüberschussrechnung?

Grundsätzlich ja, denn sie betreffen alle, die steuerlich relevante Bücher oder Aufzeichnungen führen. Der Umfang hängt von Ihren konkreten Pflichten ab, das kann Ihr Steuerberater einordnen.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Das ist möglich, wenn das Scannen nach einem dokumentierten Verfahren erfolgt (ersetzendes Scannen). Es gibt Ausnahmen, deshalb sollten Sie das vorher mit Ihrer Kanzlei klären.

Gibt es ein amtliches GoBD-Zertifikat für Software?

Nein, die Finanzverwaltung zertifiziert keine Software. Prüfberichte von Wirtschaftsprüfern zeigen nur, dass ein Programm GoBD-konform genutzt werden kann, verantwortlich bleibt Ihr Unternehmen.