Glossar · Cloud & Microsoft 365
Was ist Microsoft 365?
Kurz erklärt
Microsoft 365 ist ein Cloud-Abonnement von Microsoft, das Office-Programme wie Word, Excel und Outlook mit Diensten für E-Mail, Dateiablage, Zusammenarbeit und Geräteverwaltung bündelt – bezahlt pro Nutzer und Monat.
Microsoft 365 ist ein Cloud-Abonnement, das Office-Programme mit Diensten für E-Mail, Dateiablage, Zusammenarbeit und Geräteverwaltung bündelt. Bezahlt wird pro Nutzer und Monat, Microsoft betreibt die Technik in seinen Rechenzentren. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist es heute die zentrale Arbeitsumgebung.
Was steckt in Microsoft 365?
Microsoft 365 ist kein einzelnes Programm, sondern ein Baukasten aus Cloud-Diensten. Welche Bausteine Sie nutzen können, hängt vom gewählten Plan ab.
- Office-Apps: Word, Excel, PowerPoint und Outlook im Browser, in höheren Plänen auch als Desktop-Programm.
- Exchange Online: geschäftliche E-Mail mit Kalender und Kontakten unter Ihrer eigenen Domain.
- SharePoint und OneDrive: zentrale Dateiablage mit Freigaben und Versionsverlauf.
- Microsoft Teams: Chat, Videobesprechungen und gemeinsames Arbeiten, je nach Vertrag enthalten oder zusätzlich gebucht.
- Sicherheit und Verwaltung: in Business Premium etwa Geräteverwaltung und Schutz vor Phishing und Ransomware.
Alle Einstellungen laufen in einem gemeinsamen Tenant zusammen. Das ist der eigene, abgegrenzte Bereich Ihres Unternehmens in der Microsoft-Cloud.
Welche Pläne von Microsoft 365 gibt es für KMU?
| Plan | Geeignet für |
|---|---|
| Business Basic | E-Mail, Teams und Dateiablage, Office-Apps nur im Browser und auf Mobilgeräten. |
| Business Standard | Wie Basic, zusätzlich die Office-Desktop-Apps. |
| Business Premium | Wie Standard, plus Geräteverwaltung und erweiterte Sicherheit. |
Laut Microsoft sind die Business-Pläne für Organisationen mit bis zu 300 Nutzern gedacht. Die Grenze gilt für alle Business-Pläne zusammen, größere Unternehmen wechseln zu den Enterprise-Plänen.
Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in unserem Ratgeber Business Basic, Standard und Premium im Vergleich.
Vorteile von Microsoft 365 im Arbeitsalltag
- Keine eigenen Server: Mail- und Dateiserver im Büro entfallen, Microsoft betreibt die Infrastruktur.
- Arbeiten von überall: Postfach und Dateien sind auf PC, Notebook und Smartphone verfügbar, etwa im Außendienst oder im Homeoffice.
- Planbare Kosten: Lizenzen werden pro Nutzer abgerechnet und lassen sich bei neuen Mitarbeitenden ergänzen.
- Automatische Updates: Programme und Dienste bleiben aktuell, ohne dass jemand Installationen planen muss.
Ein Beispiel: Eine Steuerkanzlei mit zehn Arbeitsplätzen legt Mandantenordner in SharePoint ab und bespricht sich über Teams. Auch im Homeoffice greifen alle geschützt auf dieselben Daten zu.
So gelingt der Umstieg
Ein Wechsel vom eigenen Mailserver oder von einzelnen Programmen lässt sich gut planen. Wichtig ist eine feste Reihenfolge, damit keine E-Mails verloren gehen.
- Bestandsaufnahme: Welche Postfächer, Verteiler, Dateiablagen und Geräte gibt es heute?
- Lizenzen wählen: Nicht jede Person braucht denselben Plan, ein Mix ist möglich.
- Domain verbinden: Die DNS-Einträge Ihrer Domain werden auf den neuen Dienst umgestellt.
- Daten umziehen: Postfächer, Kalender und Dateien werden übertragen, am besten an einem ruhigen Tag.
- Schutz aktivieren: Anmeldeschutz, Freigaberegeln und Datensicherung gleich zu Beginn einrichten.
- Team schulen: Eine kurze Einführung in Teams und die neue Ablage spart später viele Rückfragen.
Was bedeutet Microsoft 365 für Ihr Unternehmen?
Microsoft 365 ist nach der Einrichtung nicht automatisch sicher konfiguriert. Die Verantwortung für Einstellungen, Zugänge und Daten bleibt bei Ihnen, auch wenn Microsoft die Technik betreibt.
- Sicherheit: Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Konten ist Pflicht, dazu klare Regeln für das Teilen von Dateien.
- Geräte: Mit Microsoft Intune lassen sich Laptops und Smartphones zentral absichern.
- Datensicherung: Microsoft sorgt für Verfügbarkeit, schützt aber nicht vor versehentlichem Löschen oder Verschlüsselung durch Angreifer. Ein separates Backup schließt diese Lücke.
- Datenschutz: Microsoft speichert und verarbeitet Daten von Kunden aus der EU innerhalb der sogenannten EU-Datengrenze. Den Auftragsverarbeitungsvertrag sollten Sie trotzdem dokumentieren.
- Kostenfaktor Lizenzmix: Häufig zahlen Unternehmen für Funktionen, die niemand nutzt, oder es fehlen genau die Sicherheitsfunktionen, die sie brauchen.
Prüfen Sie einmal im Jahr, welche Lizenzen tatsächlich gebraucht werden und ob die Sicherheitseinstellungen noch passen. Bei Planung, Umzug und Einrichtung unterstützt Sie unsere Leistung Microsoft 365 für KMU.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Office 365 und Microsoft 365?
Office 365 war der frühere Name für die Office- und Cloud-Dienste. Microsoft 365 umfasst zusätzlich Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen. Einige Enterprise-Pläne tragen weiterhin den Namen Office 365.
Ist Microsoft 365 DSGVO-konform nutzbar?
Mit den richtigen Verträgen und Einstellungen ja. Microsoft stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit und verarbeitet Daten von EU-Kunden innerhalb der EU-Datengrenze. Die datenschutzfreundliche Konfiguration Ihres Tenants bleibt Ihre Aufgabe.
Muss ich Microsoft 365 separat sichern?
Empfehlenswert ist es. Papierkorb und Versionsverlauf helfen nur begrenzt und nur für eine gewisse Zeit. Ein unabhängiges Backup schützt auch vor Ransomware und versehentlich gelöschten Postfächern.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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