Glossar · Cloud & Microsoft 365
Was ist Microsoft Teams?
Kurz erklärt
Microsoft Teams ist die Plattform für Chat, Videokonferenzen und Zusammenarbeit in Microsoft 365. Unterhaltungen, Besprechungen und gemeinsame Dateien laufen dort an einem Ort zusammen – auf Wunsch auch die Telefonie.
Microsoft Teams ist die Plattform in Microsoft 365 für Chat, Videokonferenzen und gemeinsame Arbeit an Dateien. Statt interner E-Mail-Ketten, verstreuter Ordner und separater Konferenz-Tools läuft die Zusammenarbeit an einem Ort zusammen. Mit einer Zusatzlizenz kann die Anwendung auch die Telefonanlage ersetzen.
Wie funktioniert Microsoft Teams?
Die Grundlage sind Teams, also Arbeitsräume für eine Abteilung, ein Projekt oder einen Kunden. Jedes Team hat Kanäle für einzelne Themen, in denen Unterhaltungen, Dateien und Aufgaben gebündelt sind. Daneben gibt es private Einzel- und Gruppenchats.
Beim Anlegen eines Teams entstehen im Hintergrund automatisch weitere Bausteine. Dazu gehören eine Microsoft-365-Gruppe, eine Website in SharePoint für die Dateien sowie ein gemeinsames Postfach mit Kalender in Exchange Online.
- Chat für schnelle Abstimmungen statt interner E-Mail-Flut.
- Besprechungen mit Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und externen Gästen.
- Dateien, die mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten.
- Apps wie Planner, Formulare oder ein Ticketsystem als Registerkarten.
Microsoft Teams läuft als Programm auf Windows und Mac, im Browser sowie als App auf Smartphone und Tablet. Alle Geräte zeigen denselben Stand, eine im Büro begonnene Unterhaltung lässt sich unterwegs fortsetzen. Für Besprechungsräume gibt es eigene Konferenzgeräte, die direkt mit Teams zusammenarbeiten.
Microsoft Teams als Telefonanlage
Mit der Zusatzlizenz Teams Phone wird Microsoft Teams zur Telefonanlage in der Cloud. Mitarbeitende telefonieren dann mit ihrer Durchwahl am PC, am Smartphone oder an einem zertifizierten Tischtelefon. Auch Warteschleifen und automatische Telefonzentralen sind möglich.
Für echte Telefonnummern braucht es zusätzlich eine Anbindung an das öffentliche Telefonnetz. Microsoft nennt dafür drei Wege:
| Option | Kurz erklärt |
|---|---|
| Anrufpläne | Rufnummern und Minuten direkt von Microsoft |
| Operator Connect | ein Telefonanbieter bindet Teams direkt an |
| Direct Routing | Anbindung über einen eigenen SIP-Trunk |
Alternativ lässt sich eine bestehende Cloud-Telefonanlage mit Teams verbinden.
Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern
Microsoft Teams ist nicht nur für interne Abstimmungen gedacht. Auch Personen außerhalb Ihres Unternehmens lassen sich einbinden, und zwar auf zwei Arten:
- Gäste werden in ein bestimmtes Team eingeladen und sehen nur dessen Kanäle und Dateien. Das passt etwa für ein gemeinsames Projekt mit einem Architekturbüro.
- Externer Zugriff erlaubt Chats und Anrufe mit Personen aus anderen Organisationen, die selbst Teams nutzen, ohne sie in Ihre Teams aufzunehmen.
Für Besprechungen genügt oft schon ein Link. Kunden treten dann im Browser bei, ohne Installation und ohne eigenes Konto.
Legen Sie vorab fest, wer Gäste einladen darf und welche Dateien geteilt werden. So bleibt nachvollziehbar, wer von außen auf welche Inhalte zugreift. Nicht mehr benötigte Gastkonten sollten Sie regelmäßig entfernen.
Was bedeutet Microsoft Teams für Ihr Unternehmen?
Der Nutzen liegt in weniger Tool-Wechseln und kürzeren Wegen. Ein Planungsbüro bespricht Entwürfe per Video mit dem Bauherrn und legt die Datei direkt im Projektkanal ab. Wer neu ins Team kommt, findet den bisherigen Verlauf an einer Stelle.
Kosten entstehen über Lizenzen pro Nutzer und Monat. Je nach Plan ist Microsoft Teams enthalten oder wird separat lizenziert, Telefonie kommt als eigener Posten hinzu. Prüfen Sie deshalb, welche Kombination zu Ihrem Einsatz passt.
Entscheiden sollten Sie auch, ob Teams Ihre Telefonanlage ersetzt oder nur ergänzt. Wer viel am PC arbeitet, profitiert von allem in einer Oberfläche. Wer vor allem mobil telefoniert, fährt mit einer eigenständigen Cloud-Telefonanlage oft einfacher.
Typische Fehler sind zu viele Teams ohne klare Struktur und fehlende Regeln, was per Chat, per E-Mail oder im Kanal besprochen wird. Auch Gastzugänge, Aufzeichnungen und Aufbewahrung sollten bewusst eingestellt sein, damit der Datenschutz stimmt.
Planen Sie außerdem eine kurze Einführung für alle Mitarbeitenden ein. Wer weiß, wie Kanäle, Erwähnungen und Benachrichtigungen funktionieren, nutzt Microsoft Teams deutlich entspannter. Sonst droht statt der E-Mail-Flut eine Flut an Chatnachrichten.
Einführung und Einrichtung übernehmen wir im Rahmen unserer Leistung Microsoft 365 für KMU.
Häufige Fragen zu Microsoft Teams
Können Kunden ohne Microsoft-Konto an Besprechungen teilnehmen?
Ja. Externe Teilnehmende treten über einen Link im Browser bei, ohne eigenes Konto. Sie können vorab festlegen, ob Gäste zunächst im Wartebereich landen.
Ist Microsoft Teams datenschutzkonform nutzbar?
Mit passenden Einstellungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Microsoft ist das möglich. Wichtig sind Regeln zu Aufzeichnungen, Gastzugriff und Aufbewahrung. Im Zweifel sollte Ihr Datenschutzbeauftragter die Einstellungen prüfen.
Brauche ich für Telefonie mit Microsoft Teams neue Telefonnummern?
Nein. Ihre bestehenden Nummern lassen sich in der Regel zum neuen Anbieter mitnehmen. Wie das abläuft, hängt vom gewählten Anschlussweg ab.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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