Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist ein Lastenheft?
Kurz erklärt
Ein Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was eine neue Software oder ein Projekt leisten soll und wofür. Es ist die Grundlage für Angebote und faire Vergleiche, etwa bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems.
Ein Lastenheft ist ein Dokument, in dem ein Unternehmen als Auftraggeber festhält, was eine neue Software, ein System oder ein Projekt leisten soll. Es beschreibt das Was und das Wofür, nicht das Wie. Bei der Einführung einer Warenwirtschaft oder eines ERP ist es die Grundlage, um Anbieter und Angebote fair zu vergleichen.
Wie funktioniert ein Lastenheft?
Der Auftraggeber sammelt alle Anforderungen, die ein neues System erfüllen muss, und schreibt sie verständlich auf. Anbieter lesen das Dokument und erstellen daraufhin ihr Angebot. Im V-Modell XT Bund, dem Vorgehensmodell der Bundesverwaltung für IT-Projekte, dient es als Basis für Ausschreibung und Vertrag.
Die Projektmanagement-Norm DIN 69901-5 beschreibt es als die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Wichtig ist: Es nennt Anforderungen, schreibt aber keine technische Lösung vor. So bleibt Anbietern Raum, eigene Wege vorzuschlagen.
- Muss-Anforderungen: Ohne sie kommt ein System nicht in Frage, etwa bei der E-Rechnung oder der Anbindung an die Buchhaltung.
- Soll- und Kann-Anforderungen: wünschenswert, aber verhandelbar.
- Nicht-funktionale Anforderungen: Vorgaben zu Sicherheit, Verfügbarkeit, Datenschutz oder Bedienbarkeit.
Was gehört in ein Lastenheft für ein ERP?
Das Dokument für ein ERP-System muss nicht dick sein. Entscheidend ist, dass Ihre wichtigsten Abläufe und Besonderheiten klar beschrieben sind.
- Ausgangslage: heutige Programme, bekannte Probleme und das Mengengerüst, also etwa die Zahl der Nutzer, Artikel und Aufträge.
- Ziele: was besser werden soll, zum Beispiel schnellere Auftragsabwicklung oder weniger Doppelerfassung.
- Prozesse: vom Angebot über Lager und Versand bis zur Rechnung, am besten als Ablauf aus Sicht Ihrer Mitarbeitenden.
- Schnittstellen: welche Systeme angebunden werden müssen, etwa Onlineshop, Marktplätze oder die Kanzlei über eine DATEV-Schnittstelle.
- Datenübernahme: welche Altdaten in das neue System wandern, siehe Datenmigration.
- Rahmenbedingungen: Budget, Zeitplan, Betrieb in der Cloud oder im eigenen Haus sowie Abnahmekriterien.
Hilfreich ist eine einfache Gliederung nach Abteilungen. So findet jede Fachabteilung ihre Punkte schnell wieder und kann sie vor dem Versand an die Anbieter prüfen.
Lastenheft und Pflichtenheft im Vergleich
| Merkmal | Lastenheft | Pflichtenheft |
|---|---|---|
| Wer schreibt es? | der Auftraggeber, also Ihr Unternehmen | der Auftragnehmer, also Anbieter oder Dienstleister |
| Leitfrage | Was soll erreicht werden und wofür? | Wie und womit wird es umgesetzt? |
| Zeitpunkt | vor der Auswahl eines Anbieters | danach, als Antwort auf die Anforderungen |
Das Pflichtenheft ist also kein anderes Wort für dasselbe Dokument, sondern die Antwort darauf. Der Anbieter beschreibt darin, wie er Ihre Anforderungen mit seinem System konkret erfüllt. Beide Dokumente zusammen sind später eine wichtige Grundlage für die Abnahme.
Was bedeutet ein Lastenheft für Ihr Unternehmen?
Ohne klare Anforderungen vergleichen Sie Produktvorführungen statt Lösungen. Jeder Anbieter zeigt seine Stärken, und am Ende bleibt unklar, ob das gewählte System Ihre Sonderfälle abdeckt.
Ein gutes Lastenheft macht Angebote vergleichbar und verringert teure Nachträge im Projekt. Es zwingt außerdem dazu, intern zu klären, wie Prozesse künftig laufen sollen.
- Beteiligen: Holen Sie Vertrieb, Lager, Einkauf und Buchhaltung früh dazu.
- Priorisieren: Kennzeichnen Sie Muss-Anforderungen klar, statt alles gleich wichtig zu machen.
- Konkret bleiben: Der Satz „Das System soll schnell sein“ hilft wenig, ein Beispielablauf aus Ihrem Alltag dagegen viel.
- Kostenfaktor Zeit: Rechnen Sie mit interner Arbeitszeit für Workshops und Abstimmungen.
- Typischer Fehler: das alte System eins zu eins nachbauen wollen, statt Abläufe zu vereinfachen.
Ein Beispiel: Ein Onlinehändler mit eigenem Lager notiert, dass Retouren direkt am Packtisch gebucht und Marktplatzbestellungen automatisch übernommen werden sollen. Genau solche Punkte trennen später passende von unpassenden Angeboten.
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Häufige Fragen
Wer schreibt das Lastenheft?
Grundsätzlich das Unternehmen, das etwas beauftragt. Sie können sich dabei von einem neutralen Berater unterstützen lassen. Wichtig ist, dass die Inhalte aus Ihren Fachabteilungen kommen und nicht aus dem Prospekt eines Anbieters.
Wie ausführlich muss das Dokument sein?
So ausführlich, dass ein Anbieter Ihre Abläufe versteht und ein belastbares Angebot machen kann. Für ein KMU reicht oft ein kompaktes Dokument mit klaren Prioritäten. Technische Details klärt später das Pflichtenheft.
Lohnt sich das auch für kleinere Projekte?
Ja. Auch für einen neuen Onlineshop oder eine einzelne Schnittstelle hilft eine kurze Liste mit Zielen, Muss-Anforderungen und Abnahmekriterien. Der Aufwand ist gering im Vergleich zu späteren Missverständnissen.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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