Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist die Finanzbuchhaltung?
Kurz erklärt
Die Finanzbuchhaltung (FiBu) erfasst alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, die Geld bewegen, etwa Rechnungen, Zahlungen und Anschaffungen. Aus ihr entstehen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und die Grundlagen für die Steuererklärungen.
Finanzbuchhaltung, kurz FiBu, ist der Teil des Rechnungswesens, in dem alle Geschäftsvorfälle erfasst werden, die Geld bewegen: Rechnungen, Zahlungen, Löhne und Anschaffungen. Aus ihr entstehen Jahresabschluss und Steuererklärungen. Gleichzeitig zeigt sie Ihnen, wie es finanziell um Ihr Unternehmen steht.
Wie funktioniert die Finanzbuchhaltung?
Grundlage ist der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“. Jede Eingangs- und Ausgangsrechnung, jeder Kontoauszug und jede Quittung wird einem Konto zugeordnet und gebucht. Welche Konten es gibt, legt ein Kontenrahmen fest (eine standardisierte Liste von Buchungskonten), den meist die Steuerkanzlei vorgibt.
Bei der doppelten Buchführung wird jeder Vorgang zweimal erfasst, im Soll und im Haben. Kauft ein Handwerksbetrieb Material auf Rechnung, steigen der Materialaufwand und gleichzeitig die Schulden beim Lieferanten. Am Ende eines Geschäftsjahres ergeben sich daraus die Bilanz (Vermögen und Schulden zum Stichtag) und die Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Finanzbuchhaltung ist damit nicht nur eine Pflicht gegenüber dem Finanzamt. Sie liefert auch die Zahlen, mit denen Sie Preise kalkulieren, Kredite verhandeln und Investitionen planen.
Wer zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet ist, regelt das Handelsgesetzbuch. Laut IHK betrifft das eingetragene Kaufleute und Gesellschaften wie GmbH, UG oder KG, während kleinere Einzelkaufleute unterhalb bestimmter Umsatz- und Gewinngrenzen befreit sein können. Welche Form für Sie gilt, klären Sie am besten mit Ihrer Kanzlei.
Teilbereiche der Finanzbuchhaltung
In kleinen Betrieben erledigt eine Person alles. In größeren Unternehmen verteilt sich die Arbeit auf mehrere Bereiche:
| Bereich | Was dort passiert |
|---|---|
| Hauptbuch | Sachkonten wie Umsatz, Material, Miete und Bank |
| Debitorenbuchhaltung | Forderungen an Kunden, Zahlungseingänge, Mahnwesen |
| Kreditorenbuchhaltung | Rechnungen von Lieferanten, Zahlungsausgänge |
| Anlagenbuchhaltung | Maschinen, Fahrzeuge, IT-Ausstattung und deren Abschreibung |
| Bank und Kasse | Abgleich von Kontoauszügen und Kassenbuch |
Besonders wichtig für die Zahlungsfähigkeit ist die Liste der offenen Posten, also der noch nicht bezahlten Rechnungen. Moderne Software gleicht Zahlungseingänge automatisch mit diesen Posten ab und schlägt Mahnungen vor.
Zusammenarbeit mit Steuerkanzlei und DATEV
Viele KMU teilen sich die Arbeit mit ihrer Kanzlei: Das Unternehmen erfasst Belege und bucht laufend vor, die Kanzlei prüft und erstellt Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen. Häufig arbeitet die Kanzlei mit DATEV. Die Daten gelangen dann über eine DATEV-Schnittstelle aus Ihrer Software dorthin.
Ist die Finanzbuchhaltung Teil eines ERP-Systems, entstehen Buchungen direkt aus Rechnungen und Zahlungen der Warenwirtschaft. Das spart doppelte Erfassung. Es verlangt aber eine genaue Abstimmung von Kontenrahmen, Steuerschlüsseln und Nummernkreisen mit der Kanzlei.
Für die elektronische Buchführung gelten die GoBD, die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem, dass Buchungen nachvollziehbar sind und nicht unbemerkt verändert werden können.
Was bedeutet die Finanzbuchhaltung für Ihr Unternehmen?
Eine aktuelle Finanzbuchhaltung zeigt Ihnen früh, ob das Geld knapp wird, welche Kunden im Zahlungsverzug sind und wie sich Kosten entwickeln. Wer Belege erst am Jahresende sortiert, entscheidet monatelang ohne verlässliche Zahlen. Zudem drohen bei fehlenden oder ungeordneten Unterlagen Probleme bei einer Betriebsprüfung.
Die Kosten setzen sich aus Software, interner Arbeitszeit und dem Honorar der Kanzlei zusammen. Je sauberer Sie selbst vorbereiten, desto weniger Aufwand entsteht dort. Automatisierung hilft, etwa durch Belegerkennung, Bankabgleich und die direkte Übernahme von E-Rechnungen.
Diese Fragen sollten Sie klären:
- Welche Aufgaben übernehmen Sie selbst, welche die Kanzlei?
- Liefert Ihre Software die Daten in dem Format, das die Kanzlei braucht?
- Wie werden Belege geordnet und unveränderbar archiviert?
- Wer hat Zugriff, und wer prüft Buchungen vor der Übergabe?
Typische Fehler sind fehlende Belege, private und betriebliche Ausgaben auf demselben Konto und ein Softwarewechsel ohne Rücksprache mit der Kanzlei. Wie ein ERP mit integrierter Finanzbuchhaltung und DATEV-Anbindung aussehen kann, zeigt unsere Seite VARIO Cloud ERP. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss ich die Finanzbuchhaltung selbst machen?
Nein. Sie können sie ganz oder teilweise an eine Steuerkanzlei oder ein Buchhaltungsbüro abgeben. Viele Unternehmen erfassen Belege selbst und lassen die Kanzlei buchen und abschließen.
Was unterscheidet Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung berechnet Gehälter, Lohnsteuer und Sozialabgaben der Mitarbeitenden. Ihre Ergebnisse fließen als Buchungen in die FiBu ein, sie ist aber meist ein eigener Arbeitsbereich.
Reicht Excel für die Buchhaltung?
Für eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung gilt Excel als problematisch, weil Einträge unbemerkt geändert werden können. Die GoBD verlangen dagegen Nachvollziehbarkeit. Eine Buchhaltungssoftware oder die Kanzlei ist daher die sicherere Wahl.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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