Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was sind Offene Posten?
Kurz erklärt
Offene Posten sind Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind: Forderungen an Kunden und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Die OP-Verwaltung behält sie im Blick, gleicht Zahlungen ab und stößt bei Bedarf Mahnungen an.
Offene Posten sind Rechnungen, die gestellt oder erhalten, aber noch nicht vollständig bezahlt wurden. Dazu gehören Forderungen gegenüber Ihren Kunden ebenso wie Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Wer diese Beträge nicht im Blick hat, verliert Liquidität, verpasst Skonto oder mahnt zu spät.
Wie funktioniert die OP-Verwaltung?
Jede Ausgangsrechnung erzeugt in der Buchhaltung einen Posten beim Kunden, jede Eingangsrechnung einen beim Lieferanten. Solange keine passende Zahlung verbucht ist, bleibt der Posten offen. Erst wenn Zahlung und Rechnung einander zugeordnet sind (Ausgleich), gilt er als bezahlt.
Die OP-Liste zeigt alle offenen Posten mit Rechnungsdatum, Fälligkeit und Restbetrag. In einem ERP-System oder einer Finanzbuchhaltung entsteht sie automatisch aus den gebuchten Belegen.
- Fälligkeit: ergibt sich aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel, etwa „14 Tage netto“.
- Teilzahlung: Der Posten bleibt mit dem Restbetrag offen.
- Skonto: Zahlt der Kunde fristgerecht abzüglich Skonto, wird die Differenz passend gebucht, statt als Rest offen zu bleiben.
Offene Posten bei Debitoren und Kreditoren
| Merkmal | Debitoren (Kunden) | Kreditoren (Lieferanten) |
|---|---|---|
| Was ist offen? | Ihre Forderungen aus Ausgangsrechnungen | Ihre Verbindlichkeiten aus Eingangsrechnungen |
| Ziel | Geld pünktlich erhalten | fristgerecht zahlen und Skonto nutzen |
| Werkzeug | Zahlungsabgleich und Mahnwesen | Zahlungsvorschlag und Freigabe |
Beide Seiten gehören zusammen. Offene Posten der Debitoren zeigen, welches Geld noch hereinkommt, die der Kreditoren, was demnächst abfließt. Gemeinsam ergeben sie ein realistisches Bild Ihrer Liquidität.
Abgleich mit dem Kontoauszug
Beim OP-Abgleich werden die Zahlungseingänge auf dem Bankkonto gegen offene Posten ausgeglichen. Früher geschah das von Hand mit dem ausgedruckten Kontoauszug, heute holt die Software die Umsätze per Onlinebanking ab. Sie schlägt passende Rechnungen anhand von Betrag, Rechnungsnummer im Verwendungszweck und Kundenname vor.
Schwierig wird es, wenn Kunden mehrere Rechnungen in einer Summe bezahlen, keine Rechnungsnummer angeben oder Beträge kürzen. Solche Fälle landen zur Klärung auf einer eigenen Liste. VARIO Cloud bringt zum Beispiel Offene Posten, OP-Abgleich, Onlinebanking und Mahnwesen in einem System mit.
Mahnstufen und Verzug
Werden offene Posten nach Fälligkeit nicht bezahlt, beginnt das Mahnwesen. In der Software legen Sie Mahnstufen fest, also wann Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung verschickt werden und ob Gebühren oder Zinsen anfallen.
- Verzug durch Mahnung: In der Regel kommt ein Schuldner erst durch eine Mahnung in Verzug.
- Verzug ohne Mahnung: Das gilt, wenn der Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt ist, etwa durch ein festes Datum.
- 30-Tage-Regel: Nach § 286 Absatz 3 BGB kommt ein Schuldner spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung darauf besonders hinweist.
- Folgen: Verzugszinsen und gegenüber Unternehmen zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro.
Rechtlich genügt eine einzige Mahnung, drei Stufen sind lediglich übliche Praxis. Wie Sie Fristen und Gebühren gestalten, klären Sie am besten mit Ihrer Kanzlei.
Was bedeuten Offene Posten für Ihr Unternehmen?
Offene Posten sind gebundenes Geld. Ein Handwerksbetrieb, der Material vorfinanziert und seine Rechnungen erst Wochen später bezahlt bekommt, spürt das direkt auf dem Konto.
Eine gepflegte OP-Verwaltung zeigt früh, welche Kunden regelmäßig spät zahlen, und verhindert, dass Mahnungen vergessen werden. Auf der Lieferantenseite hilft sie, Skontofristen einzuhalten und doppelte Zahlungen zu vermeiden.
- Prüfen: Werden Bankumsätze automatisch abgerufen und Rechnungen zugeordnet?
- Festlegen: Wer klärt unklare Zahlungen, und wer gibt Mahnungen frei?
- Übergabe: Kommen die Daten sauber zu Ihrer Kanzlei, etwa über eine DATEV-Schnittstelle?
- Kostenfaktoren: Einrichtung von Bankanbindung, Mahnstufen und Textvorlagen sowie laufende Pflege.
- Typischer Fehler: offene Posten nur einmal im Monat anschauen, statt Mahnläufe regelmäßig einzuplanen.
Wie Mahnwesen und OP-Abgleich in einem Cloud-ERP zusammenspielen, zeigen wir bei VARIO Cloud und auf unserer Seite VARIO Cloud ERP. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen
Was ist eine OP-Liste?
Eine Übersicht aller noch nicht ausgeglichenen Rechnungen, meist sortiert nach Kunde oder Lieferant und Fälligkeit. Sie zeigt auf einen Blick, wer wie viel schuldet und wie lange ein Betrag schon überfällig ist.
Was passiert, wenn eine Zahlung keiner Rechnung zugeordnet werden kann?
Die Zahlung wird zunächst als ungeklärt gebucht und bleibt auf einer Klärungsliste. Danach fragt die Buchhaltung beim Kunden nach oder prüft Gutschriften und Teilzahlungen. Solche Fälle sollten zeitnah bearbeitet werden, damit keine falschen Mahnungen verschickt werden.
Brauche ich für die OP-Verwaltung ein ERP?
Nicht zwingend, auch reine Buchhaltungsprogramme führen offene Posten. Ein ERP hat den Vorteil, dass Aufträge, Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen in einem System zusammenlaufen. Dadurch sieht auch der Vertrieb, ob ein Kunde noch offene Rechnungen hat.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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