Glossar · Cloud & Microsoft 365
Was ist Exchange Online?
Kurz erklärt
Exchange Online ist der E-Mail-Dienst von Microsoft 365: geschäftliche Postfächer mit Kalender, Kontakten und Aufgaben, betrieben in Microsofts Rechenzentren. Er ersetzt den eigenen Exchange-Server im Büro.
Exchange Online ist der E-Mail-Dienst von Microsoft 365, über den Ihr Unternehmen Postfächer, Kalender und Kontakte aus der Cloud nutzt. Microsoft betreibt die Server in seinen Rechenzentren und spielt Updates und Sicherheitspatches (Fehlerbehebungen) selbst ein. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ersetzt der Dienst den eigenen Mailserver im Büro.
Wie funktioniert Exchange Online?
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erhält über die Microsoft-365-Lizenz ein eigenes Postfach. In den Business-Plänen ist dieses Postfach laut Microsoft 50 GB groß. Der Zugriff funktioniert über Outlook am PC, im Browser und per App auf dem Smartphone.
Ihre eigene Domain, also etwa @ihre-firma.de, wird mit Exchange Online verbunden. Dafür werden Einträge im DNS (dem Adressbuch des Internets) angepasst. Danach sehen alle Geräte denselben Stand: Eine am Handy gelesene Mail ist auch am PC als gelesen markiert.
- Kalender und Kontakte lassen sich im Team teilen, inklusive Buchung von Besprechungsräumen.
- Freigegebene Postfächer wie info@ oder rechnung@ bearbeiten mehrere Personen gemeinsam.
- Grundschutz gegen Spam und Schadsoftware ist enthalten und lässt sich durch einen zusätzlichen Spamfilter erweitern.
- Archivpostfächer nehmen ältere E-Mails auf, der Umfang hängt vom gewählten Plan ab.
Exchange Online oder eigener Exchange-Server?
Viele Betriebe haben früher einen eigenen Exchange-Server im Serverraum oder bei einem Hoster betrieben. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zum Cloud-Dienst.
| Merkmal | Exchange Online | Eigener Exchange-Server |
|---|---|---|
| Betrieb und Updates | übernimmt Microsoft | liegt bei Ihrer IT |
| Kosten | monatlich pro Nutzer | Hardware, Lizenzen, Wartung |
| Ausfallsicherheit | mehrere Rechenzentren | abhängig von der eigenen Technik |
| Sicherheitslücken | werden zentral geschlossen | müssen selbst schnell gepatcht werden |
Für Exchange Server 2016 und 2019 hat Microsoft den Support im Oktober 2025 beendet. Seitdem erscheinen für diese Versionen keine Sicherheitsupdates mehr. Wer noch einen solchen Server betreibt, sollte den Wechsel zu Exchange Online oder einer anderen unterstützten Lösung zeitnah planen.
Sicherheit und Datenschutz im Postfach
Die Verantwortung ist geteilt. Microsoft schützt Rechenzentren, Server und die Verfügbarkeit des Dienstes. Für Konten, Passwörter, Freigaben und die Einstellungen im eigenen Tenant bleibt Ihr Unternehmen zuständig.
Zu den wichtigsten Stellschrauben gehören diese Punkte:
- Anmeldung absichern, damit ein gestohlenes Passwort allein nicht reicht.
- Veraltete Anmeldeverfahren abschalten, die keinen zweiten Faktor unterstützen.
- Absender-Einträge für die Domain pflegen, damit Betrüger nicht in Ihrem Namen Mails verschicken.
- Aufbewahrung regeln, denn geschäftliche E-Mails unterliegen oft gesetzlichen Fristen.
Für den Datenschutz schließen Sie mit Microsoft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab, der in den Geschäftsbedingungen enthalten ist. Prüfen Sie zusätzlich, ob Sie für steuerlich relevante Mails eine E-Mail-Archivierung brauchen.
Was bedeutet Exchange Online für Ihr Unternehmen?
Der größte Nutzen: Sie müssen sich nicht mehr um Serverhardware, Updates und Ersatzteile kümmern. Ein Handwerksbetrieb liest seine Mails auf der Baustelle genauso wie im Büro. Neue Mitarbeitende bekommen in wenigen Minuten ein Postfach.
Die laufenden Kosten entstehen pro Nutzer und Monat über die Lizenz, etwa über Microsoft 365. Einmaliger Aufwand fällt vor allem für Einrichtung und Umzug an. Prüfen Sie vorher, welche Postfächer wirklich eine eigene Lizenz brauchen und wo ein freigegebenes Postfach genügt.
Die Risiken liegen weniger in der Technik als in der Einrichtung. Typische Fehler sind fehlende Multi-Faktor-Authentifizierung, unvollständige SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge und kein eigenes Backup der Postfächer. Auch Weiterleitungsregeln an private Adressen sollten Sie unterbinden.
Der Umzug selbst will geplant sein. Die Postfächer werden aus dem alten System übertragen, danach wird die Domain auf Exchange Online umgestellt. Mit einem festen Stichtag und einer kurzen Testphase merken Ihre Mitarbeitenden davon kaum etwas.
Einrichtung und Umzug begleiten wir im Rahmen unserer Leistung Microsoft 365 für KMU.
Häufige Fragen zu Exchange Online
Kann ich meine bestehende E-Mail-Adresse behalten?
Ja. Ihre Domain wird mit Exchange Online verbunden, die Adressen bleiben gleich. Wichtig ist, dass die DNS-Einträge zum Stichtag korrekt umgestellt werden.
Kosten freigegebene Postfächer extra?
Freigegebene Postfächer bis 50 GB benötigen laut Microsoft keine eigene Lizenz. Wer darauf zugreift, braucht jedoch eine Lizenz mit Exchange Online. Für mehr Speicher ist eine zusätzliche Lizenz nötig.
Brauche ich mit Exchange Online noch ein Backup?
Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit des Dienstes, schützt aber nicht vor jedem Fehler im eigenen Haus. Versehentlich gelöschte Mails oder ein übernommenes Konto können Daten kosten. Viele Unternehmen sichern ihre Postfächer deshalb zusätzlich nach der 3-2-1-Backup-Regel.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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