Glossar · Cloud & Microsoft 365
Was ist Exchange Online?
Kurz erklärt
Exchange Online ist der E-Mail-Dienst von Microsoft 365: geschäftliche Postfächer mit Kalender, Kontakten und Aufgaben, betrieben in Microsofts Rechenzentren. Er ersetzt den eigenen Exchange-Server im Büro.
Was Exchange Online bietet
- Postfächer mit 50 GB in den Microsoft-365-Business-Plänen, erreichbar über Outlook, Browser und Smartphone.
- Kalender und Kontakte, die sich im Team teilen lassen – inklusive Raum- und Ressourcenbuchung.
- Freigegebene Postfächer wie info@ oder rechnung@, die mehrere Mitarbeitende gemeinsam bearbeiten.
- Grundschutz gegen Spam und Schadsoftware, erweiterbar durch zusätzliche E-Mail-Security.
- Aufbewahrung und Archiv für gesetzliche Anforderungen, je nach Plan.
Exchange Online oder eigener Exchange-Server?
| Exchange Online | Exchange Server vor Ort | |
|---|---|---|
| Betrieb und Updates | Microsoft | eigene Verantwortung |
| Kosten | monatlich pro Nutzer | Hardware, Lizenzen, Wartung |
| Ausfallsicherheit | mehrere Rechenzentren | abhängig von eigener Technik |
| Sicherheitslücken | werden zentral geschlossen | schnelles Patchen nötig |
Der Support für Exchange Server 2016 und 2019 ist im Oktober 2025 ausgelaufen. Wer noch einen eigenen Server betreibt, sollte den Umstieg planen.
So läuft die Migration
Postfächer werden aus dem alten System (Exchange, IMAP-Provider oder Hosting-Paket) nach Exchange Online übertragen, anschließend werden die DNS-Einträge der Domain umgestellt. Mit guter Planung merken Mitarbeitende davon kaum etwas – E-Mails, Kalender und Kontakte sind danach wie gewohnt vorhanden.
Häufige Fragen
Kann ich meine bestehende E-Mail-Adresse behalten?
Ja. Ihre eigene Domain wird mit Microsoft 365 verbunden, die Adressen bleiben gleich.
Kosten freigegebene Postfächer extra?
Freigegebene Postfächer bis 50 GB benötigen in der Regel keine eigene Lizenz. Die Mitarbeitenden, die darauf zugreifen, brauchen jedoch eine.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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