Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist ein WMS?
Kurz erklärt
Ein WMS (Warehouse-Management-System) ist eine Lagerverwaltungssoftware, die jeden Lagerplatz kennt und Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung und Versand steuert. So finden Mitarbeitende Artikel schneller, und Bestände stimmen bis auf den einzelnen Regalplatz.
Ein WMS (Warehouse-Management-System, auf Deutsch Lagerverwaltungssystem) ist eine Software, die festhält, wo jeder Artikel im Lager liegt, und die Arbeitsschritte vom Wareneingang bis zum Versand steuert. Eine Warenwirtschaft weiß vor allem, wie viel von einem Artikel vorhanden ist. Das Lagerverwaltungssystem weiß zusätzlich, auf welchem Regalplatz er liegt.
Wie funktioniert ein WMS?
Das Lager wird in der Software digital abgebildet: Lagerorte, Zonen und einzelne Lagerplätze (etwa ein bestimmtes Regalfach) erhalten eine eindeutige Kennung, meist als Barcode am Regal. Jede Bewegung wird gebucht, sodass der Bestand je Platz immer stimmt.
Typische Abläufe sind:
- Wareneingang: Lieferung prüfen, Menge und gegebenenfalls Charge oder Seriennummer erfassen.
- Einlagerung: Das System schlägt einen passenden freien Platz vor, zum Beispiel nach Größe, Gewicht oder Umschlagshäufigkeit.
- Umlagerung und Nachschub: Greifplätze werden aus dem Reservelager aufgefüllt, bevor sie leer sind.
- Auftragsentnahme: Die Software erstellt Pickaufträge und führt Mitarbeitende auf kurzen Wegen zu den Artikeln, die sogenannte Kommissionierung.
- Warenausgang: Verpacken, Versandlabel erzeugen, Bestand abbuchen.
Gearbeitet wird meist mit Handscannern, sogenannten MDE-Geräten (mobile Datenerfassung). Wer scannt statt abzuschreiben, macht weniger Fehler und bucht sofort. Größere Anlagen steuern über ein WMS auch Fördertechnik wie Förderbänder oder automatische Kleinteilelager.
Auch die Inventur kann einfacher werden: Statt das ganze Lager an einem Stichtag zu zählen, lassen sich Plätze nach und nach prüfen, wenn die Software das unterstützt. Welche Inventurform für Sie zulässig ist, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.
WMS, Warenwirtschaft und ERP im Vergleich
| Aufgabe | Warenwirtschaft ohne Lagermodul | WMS |
|---|---|---|
| Bestand | Menge je Artikel und Lager | Menge je Lagerplatz |
| Einlagerung | Platz wählen die Mitarbeitenden | Platzvorschlag nach Regeln |
| Entnahme | Pickliste nach Auftrag | optimierte Wege, Bestätigung per Scan |
| Inventur | meist Zählung zum Stichtag | Zählung je Platz, auch laufend übers Jahr |
Viele ERP-Systeme bringen ein WMS als Zusatzmodul mit, andere werden über Schnittstellen mit einem eigenständigen System verbunden. Ein integriertes Modul hat den Vorteil, dass Bestände, Aufträge und Buchhaltung ohne Umwege zusammenpassen.
Bei einem eigenständigen System werden Aufträge, Bestände und Versanddaten über Schnittstellen wie eine API ausgetauscht. Das funktioniert gut, erfordert aber Pflege, sobald sich eines der beteiligten Programme ändert.
Ein Praxisbeispiel: Das Zusatzmodul Lager und Logistik von VARIO Cloud umfasst Kommissionierung, MDE-Scanner, Chargen, Mehrlager-Verwaltung mit Charge und Seriennummer sowie Inventur, zyklisch oder zum Stichtag.
Was bedeutet ein WMS für Ihr Unternehmen?
Ein Lagerverwaltungssystem lohnt sich vor allem, wenn Suchzeiten, Fehllieferungen oder Inventurdifferenzen spürbar werden. Ein Warnsignal ist Wissen, das nur in den Köpfen einzelner Lagermitarbeiter steckt. Mit festen Platzkennungen und Scanner-Führung finden auch Aushilfen schnell den richtigen Artikel.
Ein Beispiel: Ein Onlinehändler für Ersatzteile mit großem Sortiment verschickt täglich viele Pakete. Ohne Platzverwaltung kennen nur erfahrene Kollegen die Regale, und in der Urlaubszeit häufen sich Fehler. Mit einem WMS führt der Scanner jeden Mitarbeitenden zum richtigen Fach und prüft den Artikel bei der Entnahme.
Auf der Kostenseite stehen Software und Einrichtung, Barcode-Etiketten für Regale und Artikel, Scanner sowie ein stabiles WLAN im Lager. Den größten Aufwand verursacht oft die Vorbereitung: Lagerplätze vermessen, benennen und in der Software anlegen.
Das sollten Sie vorab prüfen:
- Wie viele Artikel, Lagerplätze und Aufträge pro Tag bewältigen Sie heute, und wie viele in einigen Jahren?
- Brauchen Sie Chargenverfolgung, Seriennummern oder Mindesthaltbarkeitsdaten?
- Ist das WLAN im gesamten Lager stabil, auch zwischen Metallregalen?
- Wie ist das WMS an Shop, Versanddienstleister und Buchhaltung angebunden?
Typische Fehler sind ein Start ohne gepflegte Artikeldaten, zu wenig Schulung und eine Umstellung mitten im Weihnachtsgeschäft. Wie wir Lager und Logistik in VARIO Cloud einrichten, zeigt das VARIO Modul Logistik & WMS.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich ein WMS?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Ein Signal ist, wenn Mitarbeitende regelmäßig Artikel suchen, falsche Ware verschickt wird oder Inventuren große Abweichungen zeigen. Auch mehrere Lagerorte oder Chargenpflichten sprechen dafür.
Brauche ich spezielle Scanner?
Nicht zwingend. Robuste Handgeräte mit eingebautem Scanner sind im Lager verbreitet, manche Systeme unterstützen aber auch Smartphones mit Kamera-Scan. Entscheidend ist, dass das Gerät zur Software passt und den Arbeitsalltag aushält.
Was ist chaotische Lagerhaltung?
Dabei hat ein Artikel keinen festen Platz, sondern wird dort eingelagert, wo gerade Platz frei ist. Das nutzt die Fläche besser, funktioniert aber nur, wenn die Software jeden Platz genau kennt. Ohne WMS ist das kaum zu beherrschen.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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