Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist EDI?
Kurz erklärt
EDI (Electronic Data Interchange) ist der automatische Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen zwischen den Systemen zweier Unternehmen, in einem fest vereinbarten Format und fast ohne Handarbeit.
EDI (Electronic Data Interchange, deutsch elektronischer Datenaustausch) bezeichnet den automatischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen den IT-Systemen zweier Unternehmen. Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen wandern dabei in einem vereinbarten Format direkt von Warenwirtschaft zu Warenwirtschaft, ohne Abtippen. Vor allem im Handel mit großen Kunden ist EDI verbreitet.
Wie funktioniert EDI?
Die beteiligten Firmen vereinbaren vorab, welche Nachrichten sie austauschen, in welchem Format und auf welchem Weg. Dann erzeugt das System des Absenders zum Beispiel eine Bestellung als strukturierte Datei. Das System des Empfängers liest sie ein und legt daraus automatisch einen Auftrag an.
Die Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa (UNECE) beschreibt das Verfahren als Datenaustausch von Computer zu Computer nach einem Nachrichtenstandard, mit möglichst wenig menschlichem Eingreifen. Typische Nachrichten sind:
- Bestellung vom Kunden an den Lieferanten,
- Auftragsbestätigung mit Mengen und Lieferterminen,
- Lieferavis (Ankündigung einer Lieferung mit Packstücken und Inhalt),
- Rechnung an den Kunden.
Formate und Standards
Damit beide Seiten sich verstehen, braucht es ein gemeinsames Nachrichtenformat. Die wichtigsten Varianten im Überblick:
| Standard | Einsatz | Hinweis |
|---|---|---|
| UN/EDIFACT | weltweit verbreitet, branchenübergreifend | von UN/CEFACT entwickelt und gepflegt |
| XML-basierte Formate | zum Beispiel openTRANS oder ebXML | für Menschen besser lesbar, flexibel erweiterbar |
| ANSI ASC X12 | vor allem in den USA | für Firmen mit US-Handelspartnern relevant |
Die Abkürzung UN/EDIFACT steht für „United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport“. Welches Format und welche Version gelten, legt in der Praxis meist der größere Handelspartner fest.
Übertragungswege
Neben dem Format braucht es einen sicheren Transportweg. Häufig genutzt werden:
- AS2: Übertragung über das Internet per HTTP, mit Verschlüsselung und Authentifizierung.
- SFTP: verschlüsselte Dateiübertragung über SSH, oft für regelmäßige Datenpakete.
- OFTP2: ein Protokoll, das aus der Automobilbranche stammt.
- VAN (Value Added Network): ein privates Netz eines Dienstleisters, über das viele Partner miteinander kommunizieren.
Viele KMU arbeiten mit einem spezialisierten EDI-Dienstleister. Er übernimmt die Verbindungen zu den Handelspartnern und wandelt Nachrichten in ein Format um, das die eigene Warenwirtschaft versteht. Das ERP ist dann über eine API oder einen Dateiimport angebunden.
EDI und E-Rechnung
Mit Beginn des Jahres 2025 wurde in Deutschland die verpflichtende E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen eingeführt, mit Übergangsfristen. Seitdem müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Übliche Formate sind die XRechnung und ZUGFeRD.
Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums können Rechnungsaussteller und Empfänger das Format auch untereinander vereinbaren. Dadurch lassen sich Verfahren wie EDIFACT weiter für E-Rechnungen nutzen, sofern die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben richtig und vollständig ausgelesen werden können. Ein Verfahren, das diese Voraussetzungen nicht erfüllt, darf noch bis Ende 2027 verwendet werden.
Was bedeutet EDI für Ihr Unternehmen?
Verlangt ein wichtiger Kunde den elektronischen Datenaustausch, ist er oft Voraussetzung für die Zusammenarbeit. Wer ihn beherrscht, kann auch größere Bestellmengen ohne zusätzliches Personal in der Auftragserfassung abwickeln.
Der Nutzen liegt in weniger Tippfehlern, schnellerer Auftragsabwicklung und klaren Abläufen. Kosten entstehen für Einrichtung und Tests je Handelspartner, für einen möglichen Dienstleister und für die Anbindung an Ihr ERP.
- Prüfen: Welche Nachrichten, Formate und Übertragungswege verlangt Ihr Handelspartner?
- Klären: Kann Ihr ERP diese Nachrichten verarbeiten, direkt oder über einen Dienstleister?
- Planen: Jede neue Partnerverbindung braucht Testläufe, bevor echte Aufträge fließen.
- Typischer Fehler: Stammdaten wie Artikelnummern und GTIN (internationale Artikelnummer) nicht sauber pflegen, sodass Nachrichten abgelehnt werden.
Wie wir Warenwirtschaft und Handelspartner verbinden, beschreiben wir auf der Seite Schnittstellen für KMU und bei der VARIO n8n-Schnittstelle. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Lohnt sich der Aufwand auch für kleine Firmen?
Das hängt vor allem von Ihren Kunden ab. Verlangt ein wichtiger Handelspartner den elektronischen Austausch, führt meist kein Weg daran vorbei. Bei wenigen Bestellungen kann ein Dienstleister mit Webportal die einfachere Lösung sein.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail schon elektronischer Datenaustausch?
Nein. Eine PDF-Datei ist für Menschen gedacht und muss abgetippt oder ausgelesen werden. Beim elektronischen Datenaustausch kommen strukturierte Daten an, die ein Programm direkt verarbeitet.
Was ist der Unterschied zu einer API?
Beide verbinden Systeme. Der klassische Datenaustausch arbeitet mit standardisierten Nachrichten zwischen Firmen, oft als Datei über AS2 oder SFTP. Eine API ist eine Programmierschnittstelle, über die Programme Daten direkt und meist in Echtzeit abfragen oder ändern.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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