Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was sind Stammdaten?
Kurz erklärt
Stammdaten sind die grundlegenden, selten geänderten Informationen eines Unternehmens, etwa zu Kunden, Lieferanten und Artikeln. Aufträge, Lieferungen und Rechnungen greifen auf sie zurück, deshalb bestimmt ihre Qualität die Qualität des ganzen ERP.
Stammdaten sind die Grundinformationen über Kunden, Lieferanten, Artikel und andere Objekte, mit denen Ihr Unternehmen dauerhaft arbeitet. Sie ändern sich selten, werden aber in fast jedem Vorgang verwendet. Sind sie falsch, stimmen auch Angebote, Lieferungen und Rechnungen nicht.
Wie funktionieren Stammdaten im ERP?
Ein Datensatz wird einmal angelegt und dann immer wieder verwendet. Erfassen Sie einen Auftrag, holt das ERP-System Anschrift, Zahlungsbedingungen und Preise automatisch aus dem Kundensatz.
Der Vorteil: Eine Änderung wirkt überall. Zieht ein Kunde um, ändern Sie die Adresse einmal, und alle künftigen Lieferscheine und Rechnungen tragen die neue Anschrift.
Typische Bereiche sind:
- Kunden: Name, Anschrift, Ansprechpartner, Zahlungsziel, Umsatzsteuer-ID.
- Lieferanten: Bankverbindung, Konditionen, Lieferzeiten.
- Artikel: Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, Preis, Gewicht, EAN (Strichcode-Nummer).
- Weitere: Mitarbeitende, Lagerplätze, Konten und Stücklisten.
Daneben gibt es Einstellungen wie Währungen oder Steuerschlüssel. Microsoft nennt diese in seinem Leitfaden für Dynamics 365 Konfigurationsdaten und trennt sie von Stammdaten und offenen Vorgängen.
Stammdaten und Bewegungsdaten im Vergleich
| Merkmal | Grunddaten | Bewegungsdaten |
|---|---|---|
| Beispiele | Kunde, Artikel, Lieferant | Auftrag, Rechnung, Zahlung, Lagerbuchung |
| Änderung | selten | ständig neu |
| Lebensdauer | langfristig | an einen Vorgang gebunden |
| Abhängigkeit | bestehen für sich | verweisen immer auf Grunddaten |
Ein Beispiel aus dem Großhandel: Der Artikel „Kabeltrommel“ ist ein Stammsatz. Jeder Verkauf dieser Trommel erzeugt eine Bewegung, die auf diesen Satz verweist. Bereits gebuchte Belege bleiben bei späteren Änderungen in der Regel unverändert.
Datenqualität: Woran es oft hakt
Mangelhafte Daten entstehen selten absichtlich. Meist fehlen klare Regeln, und mehrere Personen legen Datensätze nach eigenem Geschmack an.
- Dubletten: Derselbe Kunde existiert zweimal, einmal als „Müller GmbH“ und einmal als „Mueller GmbH“.
- Lücken: Es fehlt die E-Mail für den Rechnungsversand oder das Gewicht für den Paketversand.
- Veraltete Angaben: alte Adressen, ausgelaufene Artikel, falsche Bankdaten.
- Uneinheitliche Formate: Einheiten stehen mal als „Stk“, mal als „Stück“ im System.
Besonders deutlich zeigt sich das bei einem Systemwechsel. Vor jeder Datenmigration sollten Sie den Bestand bereinigen, sonst übernehmen Sie alte Fehler ins neue System. Microsoft rät, die Datenqualität realistisch einzuschätzen und den Aufwand für die Bereinigung früh einzuplanen.
Auch automatische Abläufe hängen an vollständigen Daten. Die Anbindung an Onlineshop, Versanddienstleister oder der Versand von E-Rechnungen funktioniert nur, wenn die nötigen Felder gefüllt sind.
Wer ist für Stammdaten zuständig?
Daten brauchen Verantwortliche. Microsoft empfiehlt in seinem Implementierungsleitfaden, einen Data Steward (Datenverantwortlichen) zu benennen, der Regeln und Standards für Daten festlegt und überwacht.
In kleinen Betrieben muss das keine eigene Stelle sein. Wichtig ist eine klare Zuordnung:
- Der Vertrieb pflegt Kunden, der Einkauf pflegt Lieferanten und Einkaufspreise.
- Produktmanagement oder Lager pflegen Artikel und Einheiten.
- Die Buchhaltung prüft Bankdaten und Zahlungsbedingungen.
- Onlinehandel oder Marketing ergänzen Produkttexte und Bilder für den Shop.
Legen Sie außerdem fest, wer neue Datensätze anlegen darf und welche Felder Pflicht sind. Viele ERP-Systeme können Pflichtfelder technisch erzwingen.
Was bedeuten Stammdaten für Ihr Unternehmen?
Saubere Grunddaten sind das Fundament jedes ERP. Ein neues System bringt wenig, wenn es mit unsauberen Daten gefüttert wird.
- Nutzen: weniger Rückfragen, korrekte Rechnungen, verlässliche Auswertungen und funktionierende Automatisierung.
- Risiken: falsche Lieferungen, doppelte Mahnungen, fehlerhafte Preise im Onlineshop.
- Kostenfaktoren: Aufwand für die Bereinigung vor der Einführung, laufende Pflege, gegebenenfalls Werkzeuge zur Dublettenprüfung.
- Entscheiden: Welche Felder sind Pflicht, wer gibt neue Artikel frei, und welche Altdaten werden überhaupt übernommen?
- Typischer Fehler: Die Bereinigung wird auf die Zeit nach dem Go-Live verschoben und dann nie erledigt.
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Häufige Fragen
Wie oft sollte man Stammdaten prüfen?
Eine feste Regel gibt es nicht. Bewährt hat sich, Pflichtfelder schon bei der Anlage zu erzwingen. Zusätzlich sollten Sie in festen Abständen nach Dubletten und inaktiven Datensätzen suchen.
Sind Preise Stammdaten?
Listenpreise und Konditionen gehören meist dazu, weil sie über längere Zeit gelten. Der Preis in einer einzelnen Rechnung ist dagegen Teil der Bewegungsdaten.
Was ist Master Data Management?
So heißt die systematische Pflege der Grunddaten über alle Programme hinweg. Ziel ist, dass ERP, Onlineshop und CRM dieselben, korrekten Daten verwenden.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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