Was ist ein Backup?

Ein Backup ist eine Kopie Ihrer Unternehmensdaten, die an einem anderen Ort liegt als das Original. Fällt ein Server aus, löscht jemand versehentlich einen Ordner oder verschlüsselt eine Schadsoftware Ihre Dateien, holen Sie die Daten aus dieser Kopie zurück. Ohne funktionierende Datensicherung kann ein einziger Vorfall den Betrieb für Tage lahmlegen.

Wie funktioniert ein Backup?

Eine Sicherungssoftware kopiert Daten in festen Abständen auf ein zweites Speicherziel. Das kann eine externe Festplatte, ein Netzwerkspeicher (NAS) im Nebenraum oder ein Cloud-Speicher in einem Rechenzentrum sein. Das BSI empfiehlt, Daten regelmäßig zu speichern und extern zu sichern.

Für jede Datensicherung sind drei Fragen wichtig:

• Was wird gesichert? Dateien, E-Mails, Datenbanken, ganze Server oder Laptops.
• Wie oft? Täglich, stündlich oder nach jeder Änderung, je nachdem, wie viel Arbeit Sie im Ernstfall verlieren dürfen.
• Wie lange? Mehrere Versionsstände erlauben es, auch zu einem Zeitpunkt vor einem unbemerkten Fehler zurückzukehren.

Bewährt hat sich die 3-2-1-Backup-Regel: mehrere Kopien, auf unterschiedlichen Medien, eine davon außer Haus. Mindestens eine Kopie sollte zudem vom Netzwerk getrennt oder unveränderbar sein, damit Ransomware sie nicht mitverschlüsselt.

Backup-Arten im Überblick

Art	Was gesichert wird	Vor- und Nachteile
Vollsicherung	Alle ausgewählten Daten komplett	Einfache Wiederherstellung, braucht aber viel Speicher und Zeit
Inkrementelle Sicherung	Nur Änderungen seit der letzten Sicherung	Schnell und platzsparend, Wiederherstellung aus mehreren Teilen
Differenzielle Sicherung	Alle Änderungen seit der letzten Vollsicherung	Mittelweg zwischen beiden Verfahren
Image-Sicherung	Ein komplettes Abbild eines Rechners oder Servers	System samt Programmen schnell wieder lauffähig

In der Praxis kombinieren die meisten Programme diese Verfahren automatisch. Für Sie zählt vor allem, dass die Wiederherstellung schnell genug klappt und regelmäßig getestet wird. Fragen Sie Ihren Dienstleister, wie lange eine vollständige Wiederherstellung Ihres wichtigsten Servers dauern würde.

Microsoft 365: die oft übersehene Lücke

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Microsoft ihre Daten in Microsoft 365 automatisch sichert. Microsoft sorgt für den Betrieb und die Verfügbarkeit der Dienste. Für die Daten selbst bleibt laut Microsofts Modell der geteilten Verantwortung aber immer der Kunde zuständig.

Papierkorb und Aufbewahrungsfunktionen helfen bei kleinen Pannen, sind jedoch zeitlich begrenzt und keine unabhängige Sicherung. Löscht jemand wichtige Mails oder verschlüsselt ein Angreifer den OneDrive-Ordner, fehlt dann oft der Weg zurück. Microsoft bietet dafür inzwischen selbst den kostenpflichtigen Zusatzdienst Microsoft 365 Backup an, daneben gibt es Lösungen anderer Hersteller.

• Exchange-Postfächer, OneDrive und SharePoint gezielt einbeziehen
• Teams-Inhalte mitdenken, da sie in SharePoint und Exchange gespeichert sind
• Aufbewahrungsdauer der Sicherungen bewusst festlegen
• Wiederherstellung einzelner Mails und ganzer Postfächer testen

Was bedeutet ein Backup für Ihr Unternehmen?

Ein Steuerbüro ohne Mandantendaten, ein Onlineshop ohne Bestellhistorie oder ein Handwerksbetrieb ohne Angebote kann nicht arbeiten. Die Datensicherung ist deshalb keine reine IT-Aufgabe, sondern Teil der Notfallvorsorge. Legen Sie fest, wie lange ein Ausfall höchstens dauern darf und wie viele Stunden Arbeit verloren gehen dürfen.

Die Kosten hängen vor allem von der Datenmenge, der Zahl der Systeme und der gewünschten Aufbewahrungsdauer ab. Dem stehen die Kosten eines Stillstands gegenüber, die meist deutlich höher ausfallen.

Typische Fehler sind:

• Die Sicherung läuft, aber niemand prüft die Protokolle.
• Die Wiederherstellung wurde nie getestet.
• Die einzige Kopie hängt dauerhaft am Server und wird im Angriffsfall mitverschlüsselt.
• Cloud-Dienste wie Microsoft 365 werden gar nicht gesichert.
• Niemand weiß, wer im Ernstfall die Wiederherstellung startet.

Wer das Thema nicht selbst betreuen möchte, findet bei Newmountains.IT unter IT-Sicherheit für KMU und im Paket Backup- & DR-Setup Unterstützung.

Häufige Fragen zum Backup

Wie oft sollte ein Backup laufen?

Das hängt davon ab, wie viel Arbeit Sie im Ernstfall verlieren dürfen. Für die meisten Büros ist mindestens eine tägliche Sicherung sinnvoll, für Datenbanken und Warenwirtschaft oft eine häufigere. Entscheidend ist, dass die Sicherung automatisch läuft und überwacht wird.

Reicht eine externe Festplatte als Backup?

Für den Anfang ist sie besser als nichts. Bleibt die Festplatte aber dauerhaft angeschlossen, kann eine Schadsoftware sie mitverschlüsseln. Ergänzen Sie sie daher um eine Kopie außer Haus oder in der Cloud.

Ist ein Cloud-Speicher automatisch ein Backup?

Nein. Synchronisierte Ordner übertragen auch Löschungen und verschlüsselte Dateien sofort in die Cloud. Eine echte Sicherung speichert eigenständige Versionsstände, auf die ein Angreifer keinen Zugriff hat.