Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was bedeutet Mandantenfähigkeit?
Kurz erklärt
Mandantenfähigkeit bedeutet, dass eine Software mehrere Firmen oder Organisationseinheiten getrennt voneinander verwalten kann. Jeder Mandant hat eigene Daten, Nummernkreise und Buchhaltung, obwohl alle dasselbe System nutzen.
Mandantenfähigkeit bedeutet, dass eine Software mehrere Mandanten auf demselben System getrennt voneinander verwalten kann. Ein Mandant ist dabei eine in sich abgeschlossene Einheit, meist eine eigene Firma mit eigener Buchhaltung. Das ist wichtig für Unternehmer mit mehreren Gesellschaften, etwa einer Handels-GmbH und einer Service-GmbH.
Wie funktioniert Mandantenfähigkeit im ERP?
Alle Mandanten nutzen dieselbe Programmversion, aber jeder sieht nur seine eigenen Daten. Wer im Mandanten „Handel GmbH“ arbeitet, sieht keine Rechnungen der „Service GmbH“, außer er hat Rechte für beide.
Dabei werden zwei Arten von Daten unterschieden:
- Mandantenabhängige Daten: Kunden, Lieferanten, Artikel, Belege und Nummernkreise der jeweiligen Firma.
- Mandantenübergreifende Daten: Vorgaben, die für alle gelten, etwa Länder, Währungen oder Kataloge.
Der Wechsel zwischen den Mandanten geht meist mit wenigen Klicks. Updates werden zentral eingespielt und gelten dann für alle Firmen im System.
Technisch liegen die Daten oft in derselben Datenbank und sind über eine Mandantenkennung getrennt. Manche Systeme legen für jeden Mandanten auch eine eigene Datenbank an.
In Microsoft Dynamics 365 Business Central heißt ein Mandant „Unternehmen“. Microsoft beschreibt es als Container für die Daten einer juristischen Person.
Typische Einsatzfälle
- Firmengruppe: Ein Unternehmer führt eine Handels-GmbH und eine Immobilien-GmbH und möchte beide in einem System verwalten.
- Onlinehändler mit Tochterfirma: Ein Shop in Deutschland und eine eigene Gesellschaft in Österreich brauchen getrennte Buchhaltungen.
- Test-Mandant: Eine Kopie der echten Firma dient zum Ausprobieren neuer Abläufe oder zur Schulung, ohne echte Daten zu verändern.
- Dienstleister: Buchhaltungsbüros betreuen viele Klienten in einer einzigen Software.
Zwischen den Firmen gibt es oft Geschäfte, etwa wenn die Handelsfirma Ware an die Tochter liefert. Gute Systeme unterstützen solche Buchungen zwischen verbundenen Unternehmen (Intercompany).
Nicht jede Software bringt Mandantenfähigkeit mit. Manche einfachen Rechnungsprogramme verwalten nur eine Firma, dann braucht jede weitere Gesellschaft eine eigene Installation.
Mandant im ERP und Microsoft-Tenant
Das Wort „Mandant“ wird in der IT für zwei verschiedene Dinge verwendet. Das führt oft zu Missverständnissen.
| Begriff | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Mandant im ERP | eine Firma mit eigener Buchhaltung innerhalb der Software | Handel GmbH und Service GmbH im selben ERP |
| Tenant bei Microsoft | Ihre Organisation mit Benutzern, Lizenzen und Cloud-Diensten | Ihr Microsoft-Konto mit allen Postfächern |
Ein Tenant (englisch für Mieter) steht also für Ihre gesamte Organisation in der Microsoft-Cloud, verwaltet über Microsoft Entra ID und genutzt etwa für Microsoft 365. Innerhalb eines Tenants können wiederum mehrere ERP-Mandanten laufen.
Anbieter von Cloud-Software sprechen außerdem von Multi-Tenancy. Gemeint ist, dass viele Kunden dieselbe Anwendung teilen, ihre Daten aber getrennt bleiben, wie es beim SaaS-Modell üblich ist. Wirbt ein Anbieter mit Mandantenfähigkeit, lohnt deshalb die Nachfrage, welche Bedeutung gemeint ist.
Was bedeutet Mandantenfähigkeit für Ihr Unternehmen?
Mandantenfähigkeit lohnt sich, sobald Sie mehr als eine Firma verwalten oder sauber zwischen Test und Echtbetrieb trennen wollen. Für ein einzelnes Unternehmen ohne Tochterfirmen ist sie meist kein Muss.
- Nutzen: ein System statt mehrerer, einheitliche Abläufe, zentrale Pflege und Auswertungen über alle Firmen.
- Kostenfaktoren: Manche Anbieter enthalten mehrere Mandanten nur in höheren Tarifen. Dazu kommen Einrichtung und je Firma eigene Stammdaten.
- Prüfen: Lassen sich Artikel oder Kunden zwischen Mandanten teilen? Gibt es Berichte über alle Firmen hinweg?
- Rechte: Legen Sie fest, wer welche Mandanten sehen darf. Gerade Lohn- und Finanzdaten sollten nicht versehentlich sichtbar sein.
- Typischer Fehler: Mehrere Firmen werden in einem einzigen Mandanten geführt und nur per Kostenstelle getrennt. Eine spätere Trennung ist dann aufwendig.
Bei VARIO Cloud etwa ist die Mandantenfähigkeit für mehrere Firmen nur in höheren Plänen enthalten. Klären Sie diesen Punkt deshalb vor der Auswahl eines ERP-Systems.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Mandant und Filiale?
Ein Mandant ist eine eigene Firma mit eigener Buchhaltung. Filialen oder Standorte derselben Firma bildet man meist als Lager, Kostenstelle oder Niederlassung innerhalb eines Mandanten ab.
Ist mein Microsoft-365-Tenant dasselbe wie ein ERP-Mandant?
Nein. Der Tenant ist Ihre Organisation in der Microsoft-Cloud mit Benutzern und Lizenzen. Ein ERP-Mandant ist eine Firma mit eigener Buchhaltung innerhalb der ERP-Software.
Kann ich später weitere Mandanten anlegen?
In Systemen mit Mandantenfähigkeit ist das in der Regel möglich. Prüfen Sie vorab, ob Ihr Tarif das erlaubt und wie sich vorhandene Daten übernehmen lassen.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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