Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist eine Inventur?
Kurz erklärt
Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens, vor allem der Lagerware, durch Zählen, Messen oder Wiegen. Kaufleute müssen sie regelmäßig durchführen, das Ergebnis fließt in den Jahresabschluss ein.
Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens, vor allem der Waren im Lager, durch Zählen, Messen oder Wiegen. Kaufleute müssen sie regelmäßig durchführen, weil das Ergebnis in den Jahresabschluss einfließt. Für Händler und Produzenten ist sie außerdem ein guter Anlass, Schwund, Fehlbuchungen und Ladenhüter aufzudecken.
Wie funktioniert eine Inventur?
Bei der körperlichen Inventur gehen Zählteams durch das Lager und erfassen jeden Artikel mit Menge und Lagerplatz. Das Ergebnis ist das Inventar, ein Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert. Nicht zählbare Posten wie Forderungen oder Bankguthaben werden anhand von Belegen und Kontoauszügen festgestellt.
Die Pflicht zur Inventur ergibt sich für Kaufleute aus dem Handelsgesetzbuch, vor allem aus §§ 240 und 241 HGB. Dort sind auch Vereinfachungen erlaubt, etwa mathematisch-statistische Stichproben. Ergänzende Vorgaben macht die Finanzverwaltung.
- Vorbereiten: Stichtag festlegen, Lager aufräumen, Zähllisten oder Scanner bereitstellen, Teams einteilen.
- Zählen: Bestände erfassen, idealerweise im Vier-Augen-Prinzip.
- Abgleichen: gezählte Mengen mit den Buchbeständen vergleichen und Differenzen prüfen.
- Bewerten und buchen: Mengen mit Preisen bewerten und Korrekturen buchen.
Planen Sie genug Zeit ein. Eine gut vorbereitete Inventur mit aufgeräumten Lagerplätzen und klaren Zählbereichen geht deutlich schneller und liefert verlässlichere Zahlen.
Verfahren im Überblick
Welches Inventurverfahren passt, hängt von Sortiment, Lagergröße und Software ab. Die folgende Tabelle zeigt die gängigen Varianten:
| Verfahren | So läuft es ab |
|---|---|
| Stichtagsaufnahme | Zählung am Bilanzstichtag oder in engem zeitlichem Abstand dazu, Bewegungen dazwischen werden berücksichtigt. |
| Vor- oder nachverlegte Aufnahme | Zählung innerhalb eines gesetzlich begrenzten Zeitraums vor oder nach dem Stichtag, der Wert wird auf den Stichtag fort- oder zurückgerechnet. |
| Permanente Aufnahme | Die Zählung verteilt sich über das Geschäftsjahr. Voraussetzung ist eine laufende Lagerbuchführung mit Belegen für alle Zu- und Abgänge. |
| Stichprobenverfahren | Nur eine repräsentative Auswahl wird gezählt, der Gesamtbestand wird mit anerkannten statistischen Methoden hochgerechnet. |
Bei der permanenten Variante muss jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich gezählt und mit dem Buchbestand verglichen werden. In der Praxis zählen viele Betriebe dann zyklisch, zum Beispiel jede Woche einen Lagerbereich.
Rolle der Software
Ein Warenwirtschaftssystem kennt jederzeit den Buchbestand. Es erstellt Zähllisten für die Inventur, sperrt Lagerplätze während der Zählung und zeigt Differenzen sofort an. Mit einem WMS (Lagerverwaltung) und MDE-Geräten (mobile Scanner) scannen Zählteams Barcodes direkt am Regal, statt Listen abzutippen.
Ein Onlinehändler kann so zyklisch zählen, ohne den Versand für Tage zu stoppen. Bei Waren mit Charge oder Seriennummer hilft zusätzlich die Chargenverfolgung, weil jede Einheit eindeutig zugeordnet wird.
Wichtig ist, dass Wareneingang und Versand während der Zählung sauber getrennt gebucht werden. Sonst stimmen Buchbestand und Zählergebnis am Ende nicht überein.
Was bedeutet die Inventur für Ihr Unternehmen?
Die Inventur ist Pflicht, bietet aber auch Nutzen. Sie zeigt, wo Ware verschwindet, wo Buchungen fehlen und wie viel Kapital im Lager gebunden ist. Ein Produzent erkennt etwa, dass Rohmaterial falsch ausgebucht wurde und seine Kalkulation deshalb nicht stimmt.
- Kostenfaktoren: Arbeitszeit der Zählteams, Betriebsunterbrechung, Scanner und Software.
- Entscheiden: Stichtag oder permanent? Das hängt vor allem davon ab, wie verlässlich Ihre Lagerbuchführung ist.
- Aufbewahren: Inventare müssen laut IHK zehn Jahre aufbewahrt werden, digital geführte Unterlagen unterliegen den GoBD.
- Typische Fehler: Wareneingänge am Zähltag nicht sperren, Zähllisten nachträglich ändern und Differenzen ohne Ursachenprüfung ausbuchen.
Das Zusatzmodul VARIO Logistik & WMS unterstützt die Inventur zyklisch und zum Stichtag. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss jedes Unternehmen eine Inventur machen?
Die Pflicht betrifft Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs. Für bestimmte kleine Einzelkaufleute gibt es Befreiungen, ob sie für Sie gelten, klärt Ihre Steuerberatung.
Darf ich die Inventur auf einen anderen Tag als den 31. Dezember legen?
Ja, in gewissen Grenzen. Das Gesetz erlaubt vor- oder nachverlegte Termine und die permanente Zählung, wenn die Werte sauber auf den Stichtag übergeleitet werden.
Was passiert bei großen Differenzen zwischen Zählung und Buchbestand?
Zuerst sollten Sie die Ursache suchen, etwa fehlende Buchungen, falsche Einheiten oder Schwund. Erst danach wird der Bestand korrigiert, und die Korrektur wird dokumentiert.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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