Was ist ein Passwort-Manager?

Ein Passwort-Manager ist ein digitaler Tresor für Zugangsdaten. Er speichert Benutzernamen und Passwörter verschlüsselt, erzeugt auf Knopfdruck sichere neue Passwörter und füllt Anmeldemasken automatisch aus. So kann jedes Konto ein eigenes, starkes Passwort haben, ohne dass sich jemand alle merken muss.

Wie funktioniert ein Passwort-Manager?

Laut BSI verwahren Passwort-Manager die Zugangsdaten mithilfe von Verschlüsselung und einem komplexen Masterpasswort. Das Prinzip ähnelt einem verschlossenen Notizbuch, zu dem nur Sie den Schlüssel haben. Ist der Tresor geöffnet, fügt das Programm die passenden Daten per Browser-Erweiterung oder App ein.

• Passwortgenerator: erstellt lange, zufällige Passwörter für jedes Konto.
• Automatisches Ausfüllen: trägt Zugangsdaten nur auf der hinterlegten Website ein und hilft so gegen gefälschte Seiten.
• Sicherheitsbericht: warnt vor doppelt genutzten oder schwachen Passwörtern.
• Teilen im Team: Gemeinsame Zugänge lassen sich kontrolliert freigeben, ohne sie per E-Mail zu verschicken.

Ein zusätzlicher Vorteil: Weil das Programm Zugangsdaten nur auf der hinterlegten Adresse einträgt, fällt eine gefälschte Anmeldeseite schneller auf. Wer dort sein Passwort plötzlich von Hand eintippen müsste, wird stutzig.

Welche Arten gibt es?

Variante	Speicherort	Einschätzung
Lokales Programm	Nur auf dem eigenen Gerät	Volle Kontrolle, Abgleich und Sicherung liegen aber bei Ihnen
Cloud-basierter Dienst	Verschlüsselt beim Anbieter, auf allen Geräten verfügbar	Bequem und teamfähig, Anbieter sorgfältig auswählen
Browser-Passwortspeicher	Im Webbrowser	Einfach, laut BSI aber anfälliger für Zugriffe durch Schadsoftware
Unternehmenslösung	Zentral verwaltet, mit Rollen und Freigaben	Geeignet für Teams, mit Protokollierung und geregeltem Offboarding

Für Unternehmen empfiehlt sich meist eine zentral verwaltete Lösung. Sie erlaubt es, beim Ausscheiden eines Mitarbeiters Zugänge sofort zu entziehen und geteilte Passwörter zu ändern.

Achten Sie bei Cloud-Diensten darauf, dass die Daten bereits auf Ihrem Gerät verschlüsselt werden. Das BSI rät außerdem, AGB und Datenschutzerklärungen der Anbieter zu prüfen.

Was das BSI zu Passwort-Managern sagt

Das BSI hat Ende 2025 gemeinsam mit dem FZI Forschungszentrum Informatik zehn Passwort-Manager untersucht. Drei davon speicherten Passwörter so, dass die Hersteller theoretisch darauf zugreifen könnten. Trotzdem betont das BSI, dass Passwort-Manager ein essenzielles Sicherheitswerkzeug sind, weil mehrfach genutzte Passwörter ein deutlich größeres Risiko darstellen.

• Masterpasswort lang und einzigartig wählen und nirgends sonst verwenden
• Den Zugang zusätzlich mit Multi-Faktor-Authentifizierung absichern
• Updates regelmäßig installieren und Geräte mit PIN oder Passwort schützen
• Bei Cloud-Anbietern Datenschutzerklärung und Sicherheitskonzept prüfen

Für Unternehmen bedeutet das: Hersteller sorgfältig auswählen, aber nicht auf ein solches Werkzeug verzichten.

Was bedeutet ein Passwort-Manager für Ihr Unternehmen?

In vielen Betrieben liegen Passwörter noch in Excel-Tabellen, auf Zetteln oder werden für mehrere Dienste gleich verwendet. Wird dann ein Konto geknackt, stehen oft auch andere offen. Eine zentrale Passwortverwaltung beendet dieses Chaos und macht sichere Passwörter alltagstauglich.

Ein Beispiel: In einer Werbeagentur teilen sich mehrere Mitarbeitende die Zugänge zu Social-Media-Konten und Kundenportalen. Mit einem gemeinsamen Tresor sieht jeder nur, was er braucht, und beim Ausscheiden einer Kollegin werden die Zugänge mit wenigen Klicks geändert.

Die Kosten hängen meist von der Zahl der Nutzer und dem Funktionsumfang ab. Prüfen Sie vor der Auswahl:

• Werden die Daten so verschlüsselt, dass der Anbieter sie nicht lesen kann?
• Wo stehen die Server des Anbieters?
• Lässt sich die Anmeldung mit Single Sign-on oder MFA koppeln?
• Gibt es einen Notfallzugang, falls das Masterpasswort verloren geht?
• Wie werden neue Mitarbeitende eingerichtet und ausscheidende entfernt?

Typische Fehler sind ein schwaches Masterpasswort und private Lösungen für Firmenzugänge, auf die das Unternehmen keinen Zugriff hat. Bei Auswahl und Einführung hilft Newmountains.IT mit einem passenden Einrichtungspaket.

Häufige Fragen zu Passwort-Managern

Ist ein Passwort-Manager nicht riskant, weil alles an einem Ort liegt?

Das Risiko besteht, lässt sich aber gut beherrschen: mit einem starken Masterpasswort, Multi-Faktor-Authentifizierung und einem vertrauenswürdigen Anbieter. Laut BSI überwiegt der Nutzen, weil mehrfach verwendete Passwörter gefährlicher sind.

Was passiert, wenn ich das Masterpasswort vergesse?

Bei vielen Lösungen kann auch der Hersteller es nicht wiederherstellen, weil er selbst keinen Zugriff hat. Unternehmenslösungen bieten deshalb Notfall- oder Wiederherstellungszugänge für Administratoren. Richten Sie diese vor dem Ernstfall ein.

Reicht der Passwortspeicher im Browser?

Für den Privatgebrauch ist er besser als gar nichts. Laut BSI sind Browser-Speicher aber anfälliger für Schadsoftware, und im Unternehmen fehlen meist Freigaben und zentrale Verwaltung. Ein eigener Passwort-Manager ist hier die bessere Wahl.