Was ist ein Spamfilter?

Ein Spamfilter sortiert unerwünschte E-Mails aus, bevor Ihre Mitarbeitenden sie zu sehen bekommen. Neben lästiger Massenwerbung fängt er vor allem Betrugs- und Phishing-Mails sowie Nachrichten mit Schadsoftware ab. Damit ist er eine wichtige Schutzschicht, denn E-Mail bleibt ein Haupteinfallstor für Angriffe.

Wie funktioniert ein Spamfilter?

Jede eingehende Nachricht durchläuft mehrere Prüfungen. Am Ende steht eine Bewertung, ob die E-Mail zugestellt, in den Junk-Ordner verschoben oder zurückgehalten wird.

• Absenderprüfung: Stammt die Mail wirklich vom angegebenen Server? Hier helfen Verfahren wie SPF, DKIM und DMARC.
• Reputationslisten: Bekannte Spam-Server und verdächtige Domains werden blockiert.
• Inhaltsanalyse: Typische Formulierungen, verdächtige Links und Muster werden erkannt, oft mit maschinellem Lernen.
• Anhangsprüfung: Dateien werden auf Schadcode untersucht, teils in einer abgeschotteten Testumgebung (Sandbox).

Microsoft ordnet Nachrichten in Microsoft 365 zum Beispiel in Kategorien wie Spam, hochwahrscheinlicher Spam, Phishing, hochwahrscheinliches Phishing und Massen-E-Mail ein. Je nach Kategorie landen sie im Junk-Ordner oder in der Quarantäne.

Die Einstellungen lassen sich anpassen, etwa wie streng Massen-E-Mails wie Newsletter bewertet werden. Für die meisten Firmen sind die Standardwerte ein guter Ausgangspunkt.

Spamfilter-Varianten im Vergleich

Variante	So arbeitet sie	Geeignet für
Filter im E-Mail-Programm	Sortiert Mails erst auf dem eigenen Rechner	Als Ergänzung, nicht als alleiniger Schutz
Integrierter Cloud-Filter	Beim E-Mail-Anbieter, etwa in Microsoft 365	Grundschutz für jedes Postfach
Vorgeschalteter Filterdienst	Prüft alle Mails, bevor sie Ihr Postfach erreichen	Firmen mit höherem Schutzbedarf

Vorgeschaltete Dienste, etwa von Hornetsecurity, bieten meist zusätzliche Funktionen wie Link-Prüfung beim Klick, erweiterte Anhangsanalyse, Archivierung oder Verschlüsselung. Sie ergänzen den eingebauten Schutz von Exchange Online. Welche Variante passt, hängt von Ihrem Schutzbedarf und der Zahl der Postfächer ab.

Quarantäne, Fehlalarme und Nachsortierung

Kein Filter arbeitet fehlerfrei. Mal rutscht eine Betrugsmail durch, mal landet die Rechnung eines Lieferanten versehentlich in der Quarantäne. Solche Fehlalarme nennt man „False Positives“.

Moderne Systeme können Nachrichten auch nach der Zustellung noch entfernen, wenn sie später als gefährlich erkannt werden. Bei Microsoft heißt diese Funktion Zero-Hour Auto Purge. Nachrichten mit der Einstufung hochwahrscheinliches Phishing dürfen Mitarbeitende dort standardmäßig nicht selbst freigeben.

Legen Sie fest, ob Mitarbeitende ihre Quarantäne selbst verwalten oder ob die IT darüber entscheidet. Bei Microsoft steuern sogenannte Quarantänerichtlinien, welche Aktionen Nutzer ausführen dürfen.

• Quarantäne-Benachrichtigungen regelmäßig prüfen
• Fehlalarme melden, damit der Filter dazulernt
• Erlaubt-Listen nur sparsam einsetzen
• Neue Mitarbeitende in den Umgang mit der Quarantäne einweisen

Was bedeutet ein Spamfilter für Ihr Unternehmen?

Ein guter Spamfilter spart jeden Tag Zeit und senkt das Risiko, dass jemand auf eine gefälschte Zahlungsaufforderung hereinfällt. Gerade die Buchhaltung einer Kanzlei oder eines Onlinehändlers erhält viele Rechnungen und ist daher ein beliebtes Ziel. Das BSI nennt gesundes Misstrauen als wichtigste Schutzmaßnahme und rät, zusätzlich den Spam-Schutz von E-Mail-Programm und Anbieter zu nutzen.

Ein Beispiel: Ein Onlinehändler erhält täglich viele Anfragen über seine Sammeladresse. Ohne Filter gehen echte Kundenanfragen zwischen Werbung und Betrugsversuchen unter, mit Filter bleibt der Posteingang übersichtlich.

Kostenfaktoren sind die Zahl der Postfächer und der Funktionsumfang des Dienstes. Prüfen Sie diese Punkte:

• Sind alle Postfächer geschützt, auch Sammeladressen wie info@?
• Wer kümmert sich um Freigaben aus der Quarantäne?
• Sind SPF, DKIM und DMARC für Ihre eigene Domain eingerichtet?
• Werden Mitarbeitende zu verdächtigen Mails geschult?
• Gibt es einen klaren Weg, verdächtige Mails zu melden?

Typische Fehler sind zu großzügige Ausnahmeregeln für ganze Domains und ein Spamfilter, den niemand pflegt. Newmountains.IT richtet als Hornetsecurity-Partner einen vorgeschalteten E-Mail-Schutz für Ihre Postfächer ein.

Häufige Fragen zum Spamfilter

Warum landen trotz Spamfilter noch Spam-Mails im Posteingang?

Angreifer ändern ihre Methoden ständig, und kein Spamfilter erkennt jede neue Welle sofort. Melden Sie solche Nachrichten über die Meldefunktion, damit das System dazulernt. Antworten Sie nicht und klicken Sie keine Links an.

Was ist die Quarantäne?

Das ist ein geschützter Bereich, in dem verdächtige E-Mails zurückgehalten werden. Sie erreichen den Posteingang erst, wenn jemand sie freigibt. So lassen sich Fehlalarme retten, ohne dass gefährliche Mails direkt zugestellt werden.

Reicht der Spamfilter von Microsoft 365?

Er bietet einen soliden Grundschutz für jedes Postfach. Unternehmen mit vielen externen Kontakten oder sensiblen Daten ergänzen ihn häufig um einen vorgeschalteten Filterdienst. Entscheidend ist, dass jemand den Spamfilter betreut und die Einstellungen prüft.