Glossar · ERP & Geschäftsprozesse
Was ist eine Datenmigration?
Kurz erklärt
Datenmigration ist die Übertragung von Daten aus einem alten System in ein neues, etwa von der bisherigen Warenwirtschaft in ein neues ERP. Dabei werden Kunden, Artikel und Vorgänge geprüft, bereinigt und im passenden Format übernommen.
Datenmigration bezeichnet den Umzug von Daten aus einem alten Programm in ein neues, zum Beispiel von einer über Jahre gewachsenen Warenwirtschaft in ein neues ERP. Übertragen werden vor allem Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise und laufende Vorgänge. Wie gut dieser Umzug gelingt, entscheidet oft darüber, ob der Start im neuen System reibungslos läuft oder wochenlang nachgebessert werden muss.
Wie läuft eine Datenmigration ab?
Eine saubere Datenmigration folgt fast immer denselben fünf Schritten. Wichtig ist, dass nicht einfach alles kopiert wird, sondern nur Daten, die im neuen System gebraucht werden und korrekt sind.
- Bestandsaufnahme: Welche Daten liegen wo? Neben der alten Warenwirtschaft gehören oft Excel-Listen, das Shopsystem und die Buchhaltung dazu.
- Bereinigung: Doppelte Kunden zusammenführen, veraltete Artikel aussortieren und fehlende Pflichtangaben ergänzen.
- Mapping (Zuordnung): Für jedes alte Feld wird festgelegt, in welches Feld des neuen Systems es wandert, etwa vom Feld Kundennummer in das Feld Debitorennummer.
- Testmigration: Ein Probelauf in einer Testumgebung zeigt Fehler, bevor es ernst wird. Die Fachabteilungen prüfen Stichproben, zum Beispiel Preise und Adressen.
- Abnahme: Nach der finalen Übernahme bestätigen die Verantwortlichen anhand vereinbarter Kontrollsummen, dass alles vollständig angekommen ist.
Man unterscheidet dabei Stammdaten (dauerhafte Angaben wie Kunden oder Artikel) und Bewegungsdaten (Vorgänge wie Aufträge, Rechnungen oder Zahlungen). Stammdaten werden fast immer übernommen, bei Bewegungsdaten entscheidet man, wie weit man zurückgeht.
Viele Hersteller liefern dafür eigene Werkzeuge mit. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet zum Beispiel Vorlagen und Konfigurationspakete, mit denen sich Debitoren, Kreditoren, Artikel und Bankkonten aus Excel übernehmen lassen.
Typische Risiken
Die meisten Probleme einer Datenmigration entstehen nicht durch die Technik, sondern durch unklare Daten und zu wenig Zeit.
- Schlechte Datenqualität: Fehler aus dem Altsystem wandern ungeprüft ins neue System.
- Datenverlust: Felder ohne Gegenstück im neuen System gehen stillschweigend verloren, etwa Notizen oder Sonderpreise.
- Formatfehler: Datumsangaben, Umlaute oder Dezimaltrennzeichen werden falsch umgewandelt.
- Zeitdruck: Wer die Testmigration überspringt, entdeckt Fehler erst im laufenden Betrieb.
- Datenschutz: Personenbezogene Daten müssen auch während des Umzugs geschützt sein, wie es die DSGVO verlangt. Exportdateien gehören deshalb nicht ungesichert in E-Mails.
Was passiert mit den Altdaten?
Nicht jede alte Buchung muss ins neue System. Steuerlich relevante Unterlagen müssen Sie aber bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist aufbewahren, auch wenn Sie die Software wechseln. Die GoBD verlangen, dass elektronische Unterlagen im Originalformat und maschinell auswertbar gespeichert werden.
Bei einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt auf diese Daten zugreifen, direkt im System, über aufbereitete Auswertungen oder per Datenträger. Deshalb braucht jede Datenmigration einen Plan: Bleibt das Altsystem im Lesezugriff, gibt es ein Archiv, oder werden die Daten in auswertbarer Form exportiert? Welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Datenmigration und Cloud-Migration im Vergleich
| Merkmal | Datenmigration | Cloud-Migration |
|---|---|---|
| Was zieht um? | Inhalte wie Kunden, Artikel und Belege | ganze Anwendungen, Server oder Dateiablagen |
| Typischer Anlass | Wechsel der Software, etwa auf ein neues ERP | Umzug vom eigenen Server in das Rechenzentrum eines Cloud-Anbieters |
| Kernaufgabe | Daten bereinigen und dem neuen Datenmodell zuordnen | Infrastruktur, Zugänge und Betrieb neu aufsetzen |
Beides kommt oft zusammen vor. Wer von einer lokal installierten Warenwirtschaft auf ein Cloud-ERP wechselt, macht eine Cloud-Migration und muss zusätzlich die Inhalte in das neue Programm überführen.
Was bedeutet eine Datenmigration für Ihr Unternehmen?
Eine ERP-Einführung steht und fällt mit den übernommenen Daten. Falsche Preise, doppelte Kunden oder fehlende Bestände sorgen gleich nach dem Start für Rückfragen und Mehrarbeit im Team.
Der Aufwand einer Datenmigration hängt vor allem von der Datenqualität, der Zahl der Quellen und dem Umfang der Altdaten ab. Planen Sie auch interne Zeit ein, denn nur Ihre Mitarbeitenden können beurteilen, ob ein Datensatz fachlich stimmt.
- Entscheiden: Welche Daten ziehen um, und wie viele Jahre Bewegungsdaten brauchen Sie wirklich im neuen System?
- Prüfen: Sind mindestens eine Testmigration und eine schriftliche Abnahme eingeplant?
- Festlegen: Wer ist im Unternehmen für welche Daten verantwortlich?
- Typischer Fehler: Die Bereinigung auf die Zeit nach dem Go-Live verschieben.
Ein Beispiel: Ein Großhändler stellt beim Mapping fest, dass Staffelpreise im Altsystem in einem Freitextfeld stehen. Ohne Bereinigung hätte das neue System sie nicht als Preise erkannt.
Wie wir eine Datenmigration begleiten, beschreiben wir bei der ERP-Migration und auf unserer Seite ERP für KMU. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Datenmigration?
Das hängt von Datenmenge, Datenqualität und Zahl der Quellsysteme ab. Die eigentliche Übertragung ist meist der kleinste Teil, Vorbereitung, Bereinigung und Tests brauchen deutlich mehr Zeit.
Kann der Betrieb während der Datenmigration weiterlaufen?
In der Regel ja. Üblich ist ein Stichtag: Bis dahin arbeiten Sie im alten System, danach nur noch im neuen. Kurz vor der letzten Übernahme wird das Altsystem für neue Buchungen gesperrt.
Muss ich das alte System sofort abschalten?
Nein. Solange steuerlich relevante Altdaten nur dort liegen, muss der Zugriff darauf für eine Betriebsprüfung möglich bleiben. Alternativ werden die Daten vorher in ein Archiv oder einen auswertbaren Export überführt.
Stand: · Verantwortlich: Raphael Neuberger, Gründer Newmountains.IT
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